Cómo hacer tarifas en Excel

Si tienes un negocio y trabajas con un alto número de productos, tanto en lo relativo a la compra como a la venta, sabrás lo necesario que resulta disponer de un listado de precios automatizado. La inflación y la caída del poder adquisitvo, entre otros, son factores económicos que hacen fluctuar las tarifas al menos una vez al año.

¿Te imaginas lo costoso que resultaría cambiar manualmente cada uno de los precios siempre que se produzca una de estas fluctuaciones? Supongamos que tienes un pequeño comercio que de productos para mascotas, entre los que figuran tanto piensos o complementos alimenticios como ciertos artículos de higiene, sanitarios y/o juguetes.

Por un lado, tendrás que tener control sobre los rangos de precios que pueden ofrecer los distintos proveedores y, por otro, los rangos de precios establecidos que tus clientes externos deberán abonar para obtener el/los producto/s.

Además, no sólo podemos considerar el precio unitario en sí, sino que también, para poder identificar el producto debemos acompañarlo de un código y una descripción que lo caractericen y lo hagan único e inconfundible.

¿Por qué es importante tener una plantilla para las tarifas?

 

Encargarse de anotar todos estos números y descripciones manualmente es una idea realmente descabellada, que quizá fuese la única alternativa años atrás, pero que hoy se plantea como una pérdida de tiempo y dinero, además de resultar una tediosa tarea para todo aquel que tenga que llevarla a cabo.

Disponer de una plantilla te ayuda a aumentar tu productividad, puesto que todo el tiempo invertido en crearla y mantenerla actualizada constantemente puede ser empleado en otras tareas que, sin duda, son de vital importancia para un correcto  funcionamiento de un negocio propio.

El ahorro económico también es considerable, puesto que requerirá de una persona encargada de ello. Si se contrata externamente, supondrá el desembolso de un sueldo más y, si se derivara como tarea interna asumida por ti mismo/a o uno de tus empleados, también restaría recursos monetarios originalmente destinados a cumplimentar otras tareas.

Por último, pero no por ello menos importante, podríamos destacar los efectos psicosociales negativos. Nadie se siente conforme con llevar a cabo exclusivamente un trabajo repetitivo y aburrido mediante herramientas obsoletas.

De hecho, prolongar en el tiempo la realización de este tipo de tareas puede estresar, frustrar y desmotivar al empleado, pudiendo llegar a casos más severos. Esto es especialmente importante si consideramos que existen medios que pueden facilitarle la labor considerablemente, como, por ejemplo, plantillas de tarifas de precios en Excel.

Estas plantillas pueden servirte como base para la importación y exportación de datos, y gracias a su rápido y barato coste de envío digital (vía e-mail, por ejemplo), alcanzarás a un elevado número de clientes externos, tanto consumidores como proveedores. 

¿Qué debe contener mi plantilla de tarifas en Excel?

 

• Consistencia NAP, de vital importancia si estamos hablando de un envío directo a proovedores o clientes. El alma de una plantilla óptima, como ya comentamos en el caso de las plantillas para presupuestos o facturas, debe ser una cabecera o header con tu logo y los colores corporativos, además de incluir la dirección física y/o URL de tu página web, dirección de correo electrónico y teléfono de contacto.
• Fechas de validez. Como hemos comentado previamente, la constante fluctuación de los precios exige acotar periodos válidos. Analiza tu gestión y establece límites temporales para los cuales esos precios puedan serválidos. Y, lo más importante: mantenlos.

No sería la primera ni la última vez que subir un precio no estipulado por escrito ha derivado en problemas legales. Si es estrictamente necesario, pacta unas nuevas condiciones, pero respetar los plazos establecidos te ayudará a afianzar los lazos de confianza y, por ende, fidelizar tus relaciones empresariales.

• Cuerpo. Deberemos crear cuatro columnas fijas y el número de filas necesarias, dependiendo del número de productos que incluyamos. Las primera columna debe contener el nombre del producto, seguida del número de producto. A continuación, trataremos la descripción del mismo y su precio unitario.

Gracias a una plantilla base como la que incluimos debajo, podremos importar y exportar nuestras cifras, además de modificarlas en cuestión de segundos. Además, si quisiéramos utilizarla como plantilla de control de stock, bastaría con añadir una columna más "unidades totales". Otra opción es añadir el precio por el que nosotros adquirimos el producto para así calcular el beneficio con respecto al precio de venta.