Plantilla para hacer presupuestos fácilmente

Por: Equipo BeeDIGITAL

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Dependiendo del producto o servicio que estemos ofreciendo, es muy habitual que seamos requeridos de un presupuesto antes de que el cliente se decida a adquirirlo. Esto se produce, sobre todo, en sectores relacionados con sectores industriales o tecnológicos.

Por ejemplo, si tu empresa se dedica a la instalación y venta de alarmas, el cliente solicitará un presupuesto con el coste unitario de cada producto y el sumatorio, mano de obra e instalaciones incluidas, antes de comprometerse a contratar nuestros servicios.

Dado que la petición de presupuesto no es vinculante y, por ende, no asegura una venta, es muy aconsejable la realización de una plantilla que sirva como modelo base para todos aquellos proyectos que puedan solicitarnos y así ahorrar en tiempo y esfuerzo.

El presupuesto consta básicamente de tres partes: el encabezado, las líneas, en las que se detallan los productos y/o servicios y su precio (tanto unitario como sumatorio) y el pie, en el que se resumen los datos y puede incluirse información adicional. La manera más sencilla de hacer un presupuesto es usando una plantilla de Excel, pues nos permite realizarlo mediante un par de fórmulas.

CÓMO HACER TU PLANTILLA: PASO A PASO

Lo primero es crear dos hojas en Excel, una para nuestra plantilla y otra que llamaremos “Información”, en la que incluiremos un listado de nuestros productos y servicios, al igual que la información de nuestro cliente.

Hoja “Información”

Lo ideal es dividir la información por columnas:

• Columna A: Aquí incluiremos el código de nuestros productos y servicios. Si no tenemos uno, éste es el momento adecuado para crearlo.
• Columna B: Añadiremos la descripción que aparecerá en cada línea que añadamos al presupuesto.
• Columna C: Destinada a ubicar el precio unitario de cada producto.
• Columnas E y F: Podemos aprovecharlas para incluir los datos del cliente al que dirigimos el presupuesto.

Hoja “Plantilla”

Encabezado
Aquí vamos a añadir el número de presupuesto, los datos de la empresa, del cliente y la fecha del documento. El número y la fecha tendrán que estar actualizados cada vez que realicemos un nuevo presupuesto.

Para cambiar los datos de cada cliente bastará con referenciar el contenido de las celdas E3 a E7 con los datos de las celdas F2 a F7 de la hoja “Información” mediante la siguiente fórmula: Fx =Información!F2, Información!F3 etc. para copiar los datos de dichas celdas.

Líneas
Vamos a utilizar la función =BUSCARV() para traer los datos de la hoja “Información” Usamos la fórmula =BUSCARV(A11;Información!A:C;2;FALSO), siendo A11 la celda en la que indicaremos el código de nuestro producto o servicio, Información!A:C es la matriz de datos en la que buscamos la información y 2;FALSO sirve para indicar que el dato que queremos se encuentra en la segunda columna. Sólo con cambiar este último “2” por un “3” tendremos también el dato del precio.

Para obtener el total de cada línea, utilizamos la función =(C*D), es decir, precio unitario por cantidad. Si queremos aplicar algún tipo de descuento, resolveríamos restando 100 al porcentaje de descuento (100-E) y lo multiplicamos por el resultado de (C*D). El resultado total lo dividimos entre 100. Como vemos en el ejemplo, nuestra fórmula base sería =(C*D)*(100-E)/100 en el caso de aplicar descuento. Si no, como en el caso del servicio de mano de obra, simplemente multiplicaríamos =C4*D4.

Pie
Para terminar el documento, es suficiente que sumemos los totales de cada línea, con la función =F2+F3+F4, como vemos ejemplificado. Podemos decidir si aplicarles los impuestos correspondientes aquí o bien ya en la factura si el cliente decide contratar nuestros servicios.

También es conveniente incluir la aceptación por parte del cliente, con firma y fecha, y una validez, por ejemplo, de 30 días naturales. Nos interesa esta opción para reafirmar nuestra imagen de profesionalidad y que nuestros clientes entiendan que quizá, si deciden contratar nuestros servicios más adelante, estos precios puede que no tengan vigencia.

Además, en el caso de no incluir I.V.A u otro tipo de impuestos, también conviene indicarlo, al igual que la garantía de los productos. Asimismo, facilitar una persona de contacto, preferiblemente la que haya realizado el presupuesto y su número de teléfono, siempre incrementará los valores de confianza y agilizará la comunicación en caso de cualquier duda que surja.