El Modelo 145 es un documento fundamental en el ámbito laboral y fiscal en España. Es utilizado por trabajadores para comunicar a su empleador su situación personal, familiar y económica, con el fin de calcular correctamente el tipo de retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). También puede ser solicitado por autónomos en ciertos trámites con la Administración.

¿Qué es el modelo 145?

El Modelo 145 es un formulario oficial de la Agencia Tributaria que permite a los contribuyentes informar sobre aspectos que afectan a su tipo de retención de IRPF, como el número de hijos, cónyuge a cargo, discapacidad, pensiones, entre otros. Este documento no se presenta directamente ante Hacienda, sino ante el pagador de los rendimientos, que normalmente es la empresa en el caso de trabajadores por cuenta ajena. La empresa utiliza estos datos para aplicar la retención adecuada en la nómina.

¿Quién debe rellenarlo?

Deben cumplimentarlo:
  • Los trabajadores antes del inicio de la relación laboral o, si ya están trabajando, antes del primer día del año natural.
  • También deben volver a rellenarlo cada vez que haya un cambio en su situación personal o familiar que afecte al cálculo del IRPF, notificándolo en un plazo máximo de 10 días desde que se produce la variación.
En el caso de los trabajadores autónomos, pueden necesitar presentar este modelo en algunos trámites administrativos, por ejemplo, al solicitar determinadas prestaciones o subvenciones.

¿Cuándo y cómo se presenta?

El modelo debe entregarse al pagador en las siguientes situaciones:
  • Al iniciar una nueva relación laboral.
  • A principios de cada año natural, si así lo solicita la empresa.
  • Cuando se produzcan cambios que impliquen una disminución del tipo de retención, se debe presentar al menos 5 días antes de la elaboración de la nómina del mes.
  • Cuando el cambio suponga un aumento del tipo de retención, debe comunicarse dentro de los 10 días siguientes a producirse, aplicándose en la siguiente nómina.

Cómo rellenar el Modelo 145

El formulario se compone de varias secciones en las que el trabajador debe declarar:
  • Datos personales y familiares: Incluyendo situación familiar (soltero, casado, hijos a cargo), si existe discapacidad, movilidad geográfica, entre otros.
  • Hijos y descendientes: Menores de 25 años (o mayores si tienen discapacidad) que convivan con el declarante y no perciban más de 8.000 € anuales.
  • Ascendientes a cargo: Mayores de 65 años (o menores con discapacidad del 33% o superior), que convivan y dependan económicamente del declarante.
  • Pensiones o anualidades por alimentos: Reconocidas judicialmente.
  • Adquisición de vivienda habitual antes de 2013 con financiación ajena: Solo puede marcarse si se cumplen los requisitos legales.
Finalmente, el trabajador firma el documento y lo entrega a su empresa. Esta utilizará los datos para calcular correctamente el tipo de retención a aplicar, normalmente con ayuda del programa de retenciones de la Agencia Tributaria. Es aconsejable que, a final de cada año, la empresa solicite a sus empleados que revisen y actualicen su Modelo 145, para evitar errores en la retención.

Sanciones por incumplimiento

Si el trabajador no comunica correctamente sus datos o proporciona información falsa o incompleta, y esto da lugar a una retención inferior a la debida, puede ser sancionado por Hacienda. Las multas pueden ir desde el 35% hasta el 150% de las cantidades no retenidas correctamente. Si el error provoca una retención superior a la correcta, el trabajador cobrará menos de lo que le corresponde y solo podrá recuperar el exceso al presentar su declaración de la renta.