Tipos de oficina: ¿Cuál elegir?

Los diferentes tipos de oficina han evolucionado a medida que el concepto de oficina y el de trabajo también han experimentado varias evoluciones. Con el auge del trabajo remoto y la búsqueda de flexibilidad en horarios y localización del trabajo, han aparecido diferentes tipos de oficina y modelos híbridos, en los que los empleados pasan parte de su tiempo en la oficina y parte trabajando desde casa o desde otros lugares, como bibliotecas, cafeterías, medios de transporte…

En España, en 2022, aproximadamente un 30% de la población que cuenta con un sistema híbrido de trabajo (es decir, que podía acogerse a trabajar en remoto) ha ejercido su profesión fuera de casa, confirmando que cada vez más personas no tienen un lugar fijo desde el que trabajar.

Estas evoluciones han sido posibles por la aparición de tecnología y herramientas de colaboración específicas para el trabajo remoto. A su vez, también se ha producido un cambio de mentalidad respecto a la productividad: ya no se mide por las horas que los empleados pasan en la oficina, sino por los resultados y logros individuales obtenidos. 

En este nuevo contexto, ¿qué tipos de oficina existen? Te lo contamos.

¿Qué es una oficina?

Desde una perspectiva tradicional, la oficina es un espacio físico donde las personas realizan tareas administrativas, de gestión, profesionales o comerciales. 

No obstante, como comentamos al inicio de este artículo, esta definición se ha visto ampliada y, a día de hoy, no se limita necesariamente a un espacio físico específico.

Así, los diferentes tipos de oficinas hoy pueden incluir desde espacios físicos tradicionales, a entornos virtuales de trabajo, es decir, plataformas y herramientas de colaboración en línea que permiten a los equipos trabajar juntos de manera virtual, sin importar la ubicación geográfica, incluyendo videoconferencias, chats en línea, software de gestión de proyectos, etc.

¿Cuáles son los usos comunes de una oficina?

Los usos más comunes de las oficinas varían según el tipo de organización y la industria, pero sí que pueden citarse algunos usos generales que son comunes en muchas empresas y entornos laborales:

• Administración y gestión como la planificación, organización y supervisión de proyectos, recursos y equipos.
• Comunicación, facilitando la reunión de los empleados entre sí, además de con clientes, proveedores y otras partes interesadas.
• Documentación y archivos, ya que en las oficinas se crean, almacenan y gestionan documentos como contratos, informes, facturas…
• Tareas individuales de los empleados.
• Formación y desarrollo, llevando a cabo sesiones de formación, talleres y programas de desarrollo profesional para los empleados.

¿Cuáles son los principales tipos de oficina?

Oficina abierta 

En este tipo de oficina, no hay divisiones físicas entre los trabajadores. Los escritorios suelen estar dispuestos en un espacio amplio y abierto, promoviendo la interacción y la colaboración entre los empleados. Aunque fomenta la comunicación, también puede haber problemas de distracciones y privacidad.

Cubículos

Los cubículos son espacios de trabajo individuales delimitados por paneles o paredes bajas. Proporcionan cierto grado de privacidad y reducen distracciones, pero aún permiten la comunicación visual y la interacción con compañeros cercanos.

Oficina privada

Se trata de oficinas separadas para individuos o equipos más pequeños. Ofrecen privacidad y un espacio personal, pero pueden limitar la interacción entre los empleados.

Oficina compartida o Coworking

Un espacio de oficina donde profesionales independientes, emprendedores y trabajadores remotos (que no necesariamente pertenecen a la misma empresa) comparten el mismo espacio físico. Fomenta la colaboración y el networking.

Oficina virtual 

La oficina virtual no tiene un espacio físico fijo. En este caso, se genera un espacio online en el que los equipos pueden colaborar, reunirse y trabajar, aunque se encuentren geográficamente separados.

Con el auge del trabajo en remoto, también se ha experimentado un incremento de la necesidad de generar oficinas virtuales que faciliten la colaboración y el trabajo conjunto. 

Además, con una oficina virtual las empresas pueden expandirse fácilmente y ahorrar costes, a la vez que aumentan la retención del talento (ya que muchos empleados prefieren trabajar en remoto, total o parcialmente).

En todo caso, las oficinas virtuales no son incompatibles con las oficinas físicas. En la era digital, toda oficina física necesita también de un espacio online en el que almacenar documentos digitales con seguridad, interactuar a distancia por chat o videollamada (con otros compañeros, con clientes…), compartir una agenda o gestionar proyectos.

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