¿Qué es una oficina virtual?

1. En qué consiste una oficina virtual
2. Qué servicios ofrece una oficina virtual
3. Ventajas de una oficina virtual

El desarrollo de la tecnología y la expansión del teletrabajo, en particular a partir de la pandemia de COVID-19, han traído multitud de cambios en las dinámicas de trabajo. La oficina virtual se encuentra en el centro de los nuevos modelos.

¿Qué es exactamente una oficina virtual y qué procesos facilita a las empresas? Te lo contamos.

1. En qué consiste una oficina virtual

Una oficina virtual es un servicio que ofrece soporte y herramientas tecnológicas para el trabajo en equipo. También busca mejorar la accesibilidad de la información y su seguridad. De este modo, todos los empleados pueden tener acceso a las herramientas que necesitan para trabajar desde diferentes dispositivos y localizaciones. 

Se trata de un modelo de oficina útil para todas las empresas, desde modelos de negocio startup a grandes empresas, pasando por las pymes, que quieran coordinar mejor a sus equipos y dar un giro a sus procesos, basándose en lo digital y dejando de lado la dependencia de la documentación en papel. 

Así, la oficina virtual se convierte en el centro de actividad de una empresa al igual que lo haría una oficina convencional. 

2. Qué servicios ofrece una oficina virtual

Pese a que existen diferentes modalidades de oficina virtual, entre los servicios que pueden incluirse en ellas destacan: 

• Plataformas que facilitan los encuentros online a través de servicios personalizados de chat, videollamadas…

 

• Software de trabajo, habitualmente en la nube. Esto incluye, además de las herramientas ofimáticas básicas en cualquier oficina, programas para gestión de proyectos y tareas.

 

• Almacenamiento de documentos en la nube.

 

• Servicios de correo electrónico.

 

• Calendario y agenda de contactos digital.

 

• Soporte técnico para garantizar que la colaboración entre empleados es siempre posible y para resolver posibles incidencias.

Algunas de las herramientas o soluciones que te permiten tener una oficina virtual más conocidas son Microsoft Office 365 o Google WorkSpace.

3. Ventajas de una oficina virtual

• Favorece la colaboración y comunicación entre equipos y empleados.

 

• Facilita un mejor registro de las tareas y del estado de los procesos, lo que a su vez ayuda a detectar bloqueos y problemas antes de que se agraven.

 

• Facilita que se compartan recursos y conocimientos, fomentando así la innovación y la formación del equipo.

 

• Prestigio e imagen de marca. Contar con una oficina virtual demuestra el compromiso de un negocio con la innovación y la flexibilidad de procesos. Asimismo, la oficina virtual supone acceder a soporte y ayuda en el entorno online, de modo que se eliminan problemas técnicos que pueden dar una mala imagen durante encuentros digitales, entre otras situaciones.

 

• Evita que se pierda la información, gracias a las copias de seguridad que se pueden hacer en la nube.

 

• Facilita el teletrabajo y el teletrabajo híbrido, facilitando el acceso a la información. Por este motivo, es indispensable para los equipos que trabajan de forma remota o híbrida, una opción que, en 2021, adoptaron un 50,6% de las empresas españolas, según datos de RED.

La realidad es que contar con una oficina virtual supone un paso adelante en la capacidad de los negocios de establecer modelos colaborativos en entornos digitales. Se eliminan así barreras tecnológicas y se facilita la productividad, poniendo el foco en el trabajo y utilizando todo el potencial de las herramientas online.

Este es, además, un momento crucial para la implantación de herramientas digitales como la oficina virtual, gracias al programa Kit Digital para las empresas españolas, financiado por los Fondos Europeos Next Generation EU. ¿A qué esperas para digitalizar tu oficina?