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Soluciones para aumentar la productividad en la oficina

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Fecha de publicación: 12/12/2022
Soluciones para aumentar la productividad en la oficina
Aumentar la productividad en la oficina puede suponer un reto con muchos frentes y, sin embargo, conocer algunas claves básicas puede marcar la diferencia. 

Hablamos de productividad para referirnos a la capacidad de producir o generar resultados. Se trata de un factor importantísimo en el trabajo de oficina y que lleva siendo estudiado desde hace décadas, combinando disciplinas que van desde la dirección y gestión de recursos hasta la psicología

Con la transformación profunda que están viviendo las empresas gracias a la digitalización, las pautas para aumentar la productividad en la oficina también están cambiando. Por ello, te mostramos algunas de las claves para adaptar tu oficina a la realidad actual y optimizar su productividad. 

Cómo aumentar la productividad en la oficina: consejos y herramientas

1. Promueve la flexibilidad 

Permitir el trabajo en remoto se ha convertido en una de las cuestiones centrales del debate sobre la organización en oficinas. Si quieres aumentar la productividad en tu empresa, trata de promover la flexibilidad y la autonomía en los trabajadores

Céntrate en los resultados en lugar de los modos de trabajo, permitiendo un equilibrio que se adapte a los picos de productividad reales de cada trabajador y su capacidad de añadir valor al negocio: algunos de ellos preferirán trabajar en la oficina y otros quizás necesiten el trabajo en remoto. 

No olvides que la flexibilidad debe ir de la mano de la accesibilidad a la información, así que invierte en herramientas que permitan el trabajo en la nube, desde cualquier ubicación, como es el caso de una oficina virtual.

2. Invierte en automatización

La automatización de procesos se refiere al uso de nuevas tecnologías para minimizar la intervención humana en tareas. Se aplica desde a procesos de manufactura, hasta en la contabilidad, el servicio al cliente o el marketing automatizado

Se trata así de una estrategia clave para aumentar la productividad en la oficina: adoptar herramientas y software de automatización (por ejemplo, las plataformas CRM) libera a los equipos humanos de procesos repetitivos y permite que trabajen de forma más eficiente.

3. Garantiza la comunicación entre equipos

Aparece de nuevo aquí la solución estrella para aumentar la productividad: la oficina virtual. 

Con la digitalización y la expansión del trabajo en remoto, es común que muchas empresas vean cómo sus procesos comunicativos (que hasta ahora se derivaban a reuniones presenciales) se ponen en riesgo. 

Para evitar este problema nacen las oficinas virtuales. Se trata de un conjunto de herramientas digitales orientadas a mejorar la colaboración y comunicación entre equipos

También disponibles en versiones adaptadas como oficina virtual para pymes, se trata de una solución práctica para mejorar las interacciones de equipo y generar una plataforma unificada desde la que gestionar procesos y aumentar la productividad en la oficina. 

4. Potencia el desarrollo interno y la formación

Aumentar la productividad en la empresa también pasa por formar a los empleados en el uso de nuevas herramientas o la optimización de procesos, de modo que aumenten su eficiencia en las tareas que tienen asignadas. 

Esto incluye tanto oportunidades de formación, como la posibilidad de crecimiento profesional, de modo que los trabajadores sepan que pueden ampliar sus conocimientos y desarrollarse como parte de la empresa.

Además, una vez que hayas invertido en que tus trabajadores sean eficientes y productivos, querrás que deseen quedarse en tu empresa. En este sentido, generar oportunidades de formación juega también un papel muy importante en la capacidad de una empresa de retener talento. Un informe de LinkedIn halló que el 94% de los trabajadores están dispuestos a quedarse en una empresa si cuentan con oportunidades de formación y desarrollo profesional. 

5. Pon el foco en la salud mental 

A día de hoy, las soluciones para aumentar la productividad en la empresa van más allá de mensajes reduccionistas sobre la “motivación” de los trabajadores, y publicaciones especializadas como Forbes ya hablan de ello en artículos como el de Garen Staglin, ‘Priorizar la Salud Mental’

En este punto se incluyen también iniciativas para permitir un equilibrio entre la vida personal y profesional, garantizando el cumplimiento de horarios, haciendo una comunicación interna responsable o estableciendo plazos realistas, entre otras medidas. 

Las oficinas verdaderamente productivas ponen el foco en la salud mental y equilibrio emocional de sus trabajadores porque saben que esto es clave para mejorar resultados y ayudar a los trabajadores a desempeñar de forma exitosa su trabajo.

Fuentes:

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