Las herramientas de oficina virtual y productividad en la empresa están estrechamente relacionadas por un motivo claro: gracias a la implantación de soluciones de oficina virtual, es posible coordinar todos los procesos de una empresa de forma más eficiente.

Interacciones más fluidas, procesos compartidos, agilidad… Son solo algunos de los conceptos asociados a la adopción de herramientas de Oficina Virtual. Estas ventajas se multiplican además en algunos modelos de negocio como las startups y pymes, donde cualquier mejora en el uso de recursos resulta especialmente notable.

La realidad es que las soluciones de oficina virtual están en un auge imparable debido a las transformaciones en los estándares de trabajo actuales. Estudios de Upwork calculan que el 28% de las organizaciones trabajarán totalmente en remoto en los próximos 5 años, mientras que muchas otras flexibilizarán sus protocolos para facilitar el trabajo desde cualquier lugar. En este punto, cualquier herramienta que facilite esta transición y elimine fricciones es bienvenida.

Analizamos de forma detallada qué tipo de beneficios aporta la oficina virtual en la productividad de una empresa y qué opciones existen hoy para adoptar estas soluciones.

Qué es una oficina virtual y cómo mejora la productividad de una empresa

Como oficina virtual se denomina a un conjunto de herramientas digitales que permiten a las empresas que sus trabajadores colaboren de forma más eficiente y acelerar y automatizar procesos. 

De esta definición se desprenden una serie de beneficios a los que acceden las empresas que implantan este tipo de soluciones: 
  • Interacciones y colaboraciones más sencillas y eficientes entre trabajadores orientadas a agilizar proyectos. La comunicación de conocimientos y el compartir recursos (archivos, calendarios, seguimiento de proyectos…) se vuelve más fácil.

  • Organización de tareas y reuniones optimizada.

  • Protección de la información de la empresa frente a pérdidas y robo mediante un almacenamiento y gestión de archivos más seguro.
  • Acceso fácil a los documentos de trabajo desde cualquier lugar y dispositivo, sin menoscabar la seguridad.

Cómo implantar una oficina virtual y mejorar la productividad en la empresa

La implantación de una oficina virtual pasa por elegir el software adecuado y esto, a su vez, por detectar cuáles son las necesidades de cada empresa y seleccionar el programa que se ajuste a ellas.

En cualquier caso, se trata de un buen momento para que las pymes den el salto hacia su digitalización, accediendo al programa Kit Digital financiado por los fondos “Next Generation EU” y eligiendo la herramienta de oficina virtual adecuada.

Desde BeeDIGITAL nos ponemos una vez más del lado de las pymes para ofrecer nuestra solución de oficina virtual adaptada a empresas pequeñas. A través de ella, proponemos: 
  • Suscripción a la licencia Microsoft Office 365. Está orientada a ofrecer ayuda en la gestión de proyectos, organización de reuniones, comunicación de equipos y todo tipo de colaboraciones.

  • Configuración y personalización de esta solución a las necesidades específicas del negocio.

  • Almacenamiento de hasta 1.000 Gb y canales para compartir archivos a través de MS SharePoint.

  • Correo electrónico en MS Outlook y buzón con hasta 50 Gb de almacenamiento

  • Calendario y agenda de contactos personales y compartidos.

  • Acceso desde dispositivos móviles.

  • Mantenimiento y soporte técnico de la oficina virtual durante 12 meses.

  • Formación sobre las diferentes herramientas que se incluyen en la licencia (Word, Excel, Power Point, Outlook y OneDrive) y comunicaciones periódicas para aprovechar todo su potencial.
  Un equipo más alineado y coordinado es un equipo más productivo y eficiente. Por eso, una oficina virtual te permite aumentar la productividad de tus empleados a la vez que optimizas los costes en software. ¿No te parece una solución perfecta?