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Cómo aumentar la productividad en la empresa mediante una oficina virtual

- Qué es una oficina virtual y cómo mejora la productividad de una empresa
- Cómo implantar una oficina virtual y mejorar la productividad en la empresa
Interacciones más fluidas, procesos compartidos, agilidad… Son solo algunos de los conceptos asociados a la adopción de herramientas de Oficina Virtual. Estas ventajas se multiplican además en algunos modelos de negocio como las startups y pymes, donde cualquier mejora en el uso de recursos resulta especialmente notable.
La realidad es que las soluciones de oficina virtual están en un auge imparable debido a las transformaciones en los estándares de trabajo actuales. Estudios de Upwork calculan que el 28% de las organizaciones trabajarán totalmente en remoto en los próximos 5 años, mientras que muchas otras flexibilizarán sus protocolos para facilitar el trabajo desde cualquier lugar. En este punto, cualquier herramienta que facilite esta transición y elimine fricciones es bienvenida.
Analizamos de forma detallada qué tipo de beneficios aporta la oficina virtual en la productividad de una empresa y qué opciones existen hoy para adoptar estas soluciones.
Qué es una oficina virtual y cómo mejora la productividad de una empresa
Como oficina virtual se denomina a un conjunto de herramientas digitales que permiten a las empresas que sus trabajadores colaboren de forma más eficiente y acelerar y automatizar procesos.De esta definición se desprenden una serie de beneficios a los que acceden las empresas que implantan este tipo de soluciones:
- Interacciones y colaboraciones más sencillas y eficientes entre trabajadores orientadas a agilizar proyectos. La comunicación de conocimientos y el compartir recursos (archivos, calendarios, seguimiento de proyectos…) se vuelve más fácil.
- Organización de tareas y reuniones optimizada.
- Protección de la información de la empresa frente a pérdidas y robo mediante un almacenamiento y gestión de archivos más seguro.
- Acceso fácil a los documentos de trabajo desde cualquier lugar y dispositivo, sin menoscabar la seguridad.
Cómo implantar una oficina virtual y mejorar la productividad en la empresa
La implantación de una oficina virtual pasa por elegir el software adecuado y esto, a su vez, por detectar cuáles son las necesidades de cada empresa y seleccionar el programa que se ajuste a ellas.En cualquier caso, se trata de un buen momento para que las pymes den el salto hacia su digitalización, accediendo al programa Kit Digital financiado por los fondos “Next Generation EU” y eligiendo la herramienta de oficina virtual adecuada.
Desde BeeDIGITAL nos ponemos una vez más del lado de las pymes para ofrecer nuestra solución de oficina virtual adaptada a empresas pequeñas. A través de ella, proponemos:
- Suscripción a la licencia Microsoft Office 365. Está orientada a ofrecer ayuda en la gestión de proyectos, organización de reuniones, comunicación de equipos y todo tipo de colaboraciones.
- Configuración y personalización de esta solución a las necesidades específicas del negocio.
- Almacenamiento de hasta 1.000 Gb y canales para compartir archivos a través de MS SharePoint.
- Correo electrónico en MS Outlook y buzón con hasta 50 Gb de almacenamiento
- Calendario y agenda de contactos personales y compartidos.
- Acceso desde dispositivos móviles.
- Mantenimiento y soporte técnico de la oficina virtual durante 12 meses.
- Formación sobre las diferentes herramientas que se incluyen en la licencia (Word, Excel, Power Point, Outlook y OneDrive) y comunicaciones periódicas para aprovechar todo su potencial.
Fuentes:
- Future Workforce Report 2021: How Remote Work is Changing Businesses Forever, Upwork, 2021, https://www.upwork.com/research/future-workforce-report

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