Factura proforma: qué es y cómo usarla correctamente

Si has gestionado en algún momento la contabilidad de tu negocio o tu asesor te ha planteado algunos problemas en los trimestres anteriores, seguramente te habrás encontrado con la palabra factura proforma. En realidad, se trata de una plantilla que puede resultar muy útil en ciertas actividades y con algunos clientes, pero tiene también sus inconvenientes. A continuación analizamos qué es una factura proforma y los usos que puedes darle.  

Lo que debes saber sobre la factura proforma

    La factura proforma es un documento que se parece bastante a una factura ordinaria. De hecho, contiene los mismos datos que esta. Sin embargo, no puede utilizarse del mismo modo. ¿Te estás preguntando entonces qué sentido tiene todo esto? Puede que te resulten de ayuda estas claves que explican las diferencias entre una factura proforma y una factura ordinaria:  

1. La factura proforma responde a un pacto comercial entre dos partes , es decir, se realiza con el fin de dejar por escrito una propuesta e incluye más datos que un presupuesto, ya que comparte con la factura ordinaria la fecha, los conceptos, los impuestos y los datos relacionados con la identificación.
2. La factura proforma nunca es un documento contable. No puedes anexar facturas proforma en tu contabilidad. De hecho, la factura proforma no existe como tal en términos contables.
3. La factura proforma no es un documento válido para Hacienda: es, literalmente, papel mojado. Eso significa que no podrás justificar que una de ellas aparezca en tus libros en caso de que haya una inspección.
4. No hay obligación de numerar este tipo de documento. En caso de hacerse, su numeración seguirá una secuencia propia que nunca puede mezclarse con los números correlativos que corresponden a las facturas ordinarias.

 

¿Cuándo te conviene utilizar una factura proforma?

  Pese a que la factura proforma no es un documento válido ni para la empresa que la emite ni para el cliente, muchas relaciones comerciales la utilizan como prueba del pago que se va a realizar y de la mercancía que se va a entregar. Es posible que algunos de los proveedores que te ofrecen sus productos o servicios utilicen una factura proforma en lugar de un presupuesto o un albarán antes de enviarte la mercancía. De ese modo, pueden advertirte del coste que supone antes de su liquidación con el soporte de factura ordinaria. Tú también puedes hacerlo si lo consideras oportuno para tener una previsión de los ingresos que percibirás en un determinado período.   Si vas a utilizar la factura proforma, necesitas crear una plantilla personalizada para tu empresa. En el banner siguiente puedes descargarte un ebook en el que incluimos varios de los documentos imprescindibles de contabilidad y marketing para pymes y autónomos. Solo necesitas personalizarlos para poder sacarles el máximo partido.   En todo caso, si vas a llevar a cabo todas tus relaciones comerciales utilizando facturas proforma para anticipar la contabilidad de tu empresa, recuerda que luego debes convertirlas a facturas ordinarias para que puedan ser válidas ante tu cliente y ante Hacienda. Si no lo haces, tendrás problemas para poder justificar tus ingresos y podrían sancionarte por no gestionar correctamente una contabilidad a la que estás obligado por ley al ejercer una actividad económica.