Cómo hacer una plantilla de factura en Excel

Entre las múltiples dudas que pueden surgir a los nuevos autónomos está la de cómo hacer una plantilla de factura en Excel que pueda utilizar con sus clientes. Se trata de un proceso sencillo que te ayudará a ser más eficaz y dedicarte a hacer crecer tu negocio y cumplir tus objetivos.

Qué debe incluir una plantilla de factura

Antes de empezar a realizar tu factura, lo ideal es que ya hayas mandado un presupuesto a tu cliente. Esto hará que el proceso de pago y las cantidades por tus servicios o productos queden fijadas de antemano y de forma transparente. Una vez conseguido el visto bueno, puedes comenzar a elaborar tu factura. Toda la información para ello se incluye en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Como resumen, debes saber que tu plantilla de factura deberá incluir lo siguiente:

• Datos completos del emisor de la factura y del receptor. En ambos casos, deberás incluir el nombre de la empresa o del autónomo, la dirección y el NIF o CIF.
• El número de factura, que deberá ser correlativo a la anterior y sin saltos.
• La fecha de emisión de la factura. También es posible establecer una fecha de vencimiento, indicando a tu cliente cuál es el día límite para el pago.
• El concepto del producto o servicio por el que se factura.
• La base imponible, es decir, el total de la factura antes de aplicar impuestos.
• La retención de IRPF: un 15% del total de la base imponible (un 7% como parte de los beneficios y bonificaciones para nuevos autónomos).
• El IVA, que generalmente se corresponde con el 21% del total de la base imponible. Asegúrate de saber qué porcentaje de IVA te corresponde de acuerdo a la actividad que realizas.
• Importe total: la cantidad que pagará el destinatario de la factura, una vez sumado el IVA y restado el IRPF.
• Método de pago, ya sea un número de cuenta u otro tipo de transacción.

Prepara tu plantilla: factura de forma rápida y eficiente

Hacer una plantilla de factura en Excel es muy sencillo: simplemente se trata de organizar la información anterior de modo que quede clara para todos los implicados. Si bien es cierto que está la opción de generar desde cero tu factura, (lo que requeriría de conocimientos previos y bastante tiempo) el programa Excel actualmente cuenta con decenas de plantillas de factura ya disponibles y listas para personalizar. Para ver las plantillas de factura en Excel, simplemente abre el programa y, en el cuadro de búsqueda, escribe la palabra “factura” (sin comillas). Se desplegará un menú para elegir entre las opciones disponibles, con documentos más simples o más complejos dependiendo de lo que busques. Después, solo tendrás que personalizar cada uno de los campos de la plantilla seleccionada, de acuerdo a lo establecido más arriba. Por lo general, el documento tendrá 3 espacios diferenciados:

• Un encabezado con tres espacios: tus datos, los de tu cliente, y todo aquello que identifique la factura (el número, la fecha de emisión y la de vencimiento).
• En la parte central del documento, una serie de filas pueden dedicarse a los diferentes conceptos de la factura y a establecer la base imponible por dichos productos o servicios.
• Abajo, al final del documento, suelen indicarse los diferentes importes por IVA e IRPF. Es muy probable que la plantilla de factura de Excel que elijas ya esté preparada para sumar el IVA y restar el IRPF a tu base imponible, dejando así claro el total a pagar. De no ser así, puedes tener en cuenta las formas más sencillas de calcular el IVA o de aplicar descuentos.

Además, también en la parte baja de la plantilla habrá lugar para que indiques tu número de cuenta o la forma de pago preferida.