Cómo mantener organizada la base de datos de una empresa

Una base de datos es una herramienta de valor incalculable para una empresa. Por un lado, permite emprender acciones de marketing para convencer a potenciales clientes y, por otro lado, también permite registrar a los clientes que ya se tienen, recogiendo información que permita fidelizarlos. Esta es una excelente herramienta de gestión que, bien organizada, puede tener controlada la información de clientes, de prospectos, la evolución de la estrategia de marketing e incluso controlar el progreso de las ventas; pero construir una base de datos sólida y fiable es una tarea difícil, que además requiere de constancia. En primer lugar, hace falta que todos los departamentos se impliquen en la recogida de los datos que queremos conocer, pero luego hace falta cribarlos, segmentarlos y, en definitiva, organizarlos, para que la base de datos sea fácilmente consultable y arroje los resultados que estamos buscando.

5 pasos para organizar una base de datos

1. 1. Unificar. Es probable que los datos nos lleguen de diferentes fuentes (formularios, comerciales, atención al cliente, datos comprados, etc.). Por tanto, se hace necesario definir los campos que nos son útiles  y establecer una política de captura de estos: con los mismos códigos, las mismas normas de uso de abreviaciones, de puntuación, etc. También es posible que la información esté repartida por ficheros o programas informáticos diferentes (Excel, Access, agendas, emails…), lo que nos impide tener una visión clara del conjunto y puede hacer que los datos estén duplicados o haya errores, así que debemos introducirlos todos en un mismo sistema.
   2. Normalizar. La normalización de una base de datos consiste en eliminar las redundancias o inconsistencias de los datos mediante una serie de reglas, para que así sea más fácil de consultar y más útil para quien la gestiona. Una normalización ahorra tiempo en las consultas y asegura que la información sea certera, dando como resultado un archivo mucho más fiable que el anterior. Hay una serie de reglas formales que se deben aplicar (tres como mínimo) para que se considere que una base de datos está normalizada.
   3. Segmentar.  La segmentación de los datos es esencial para sacar el máximo valor de la información que tenemos. De esta manera se podrán automatizar acciones de marketing, el seguimiento de los prospectos o los programas de fidelización de los clientes. Los criterios para segmentar la base de datos dependerán del fin para el que queramos usarla, pero algunos de los utilizados podrán ser: prospectos o clientes, ubicación geográfica, sector, servicio/producto de interés, fase del ciclo de compra, etc.
   4. Actualizar. Tanto las empresas como las personas particulares cambian sus datos de contacto todo el tiempo. Se estima que los datos tienen una vida media de 20 meses, por lo que es necesario mantenerlos actualizados para no enviar una oferta a nombre de un empleado que ya no trabaja en la empresa, o llamar por teléfono a la persona equivocada. Este tipo de errores menguan la confianza de posibles clientes y tiran por tierra  recursos y esfuerzos.
   5. Proteger.  Los datos deben ser recuperables, de modo que un posible error en la gestión no elimine información valiosa. Por otro lado, no solo hay que proteger la integridad de los datos, también a la empresa ante posibles demandas por incumplimiento de la ley. Es necesario contar con un sistema que permita la rectificación o la eliminación de los datos de los usuarios que así lo demanden para cumplir con el vigente Reglamento General de Protección  de Datos (RGDP).

Como puedes ver, mantener una base de datos organizada es un proceso continuo, que nunca acaba. Si no puedes asumir el trabajo de comprobar los datos, rectificarlos, cribarlos, eliminarlos bajo demanda o su actualización frecuente, siempre puedes recurrir a una base de datos externa que se encargue de enriquecer tus datos y de la labor de normalización.