Las inspecciones de trabajo pueden suceder en cualquier momento, por lo que es importante estar preparado y cumplir la legislación vigente. Aunque pueden resultar un quebradero de cabeza, recuerda que la mayoría de las inspecciones de trabajo son rutinarias y que no siempre parten de una denuncia previa.

El último Informe Anual de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que recoge los datos del año 2017, indica que el número total de denuncias presentadas y admitidas a trámite ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social fue de 78.188, habiéndose finalizado 520.348 órdenes de servicio, de las que 256.748 tienen un origen planificado por la propia Inspección.

Durante ese año, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social inspeccionó 366.946 centros de trabajo pertenecientes a 287.560 empresas, dando lugar a 1.012.234 actuaciones, siendo las más habituales las que giraban en torno a la Seguridad Social, seguido de Prevención de Riesgos Laborales y Empleo y Extranjería. En total, durante el año 2017 se detectaron 85.421 infracciones a la legislación del orden social, con un importe de las sanciones propuestas de 279.220.117 euros.

Que llegue el momento de una inspección es prácticamente inevitable en cualquier empresa de medio-largo recorrido. Si quieres que la situación no se resuelva con una sanción, te damos unos consejos.

¿Qué hacer si un inspector llama a tu puerta?

En primer lugar, déjalo pasar. No es necesario que el inspector haya enviado un aviso previo de la visita, aunque debe estar correctamente identificado. Negarle la entrada, la identificación propia o la de los trabajadores son faltas graves que implican grandes multa. Como es lógico, tampoco se debe coaccionar ni amenazar.

Acompáñalo durante el recorrido, pero de forma pasiva: ni lo guíes ni entorpezcas el acceso a determinadas zonas. Dedícate a acompañarlo y a facilitarle toda la información y documentación que solicite.

Lo más conveniente es tener la documentación localizada en una misma carpeta. Los documentos que suelen pedir los inspectores son los siguientes: libro de visitas; documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social en el régimen correspondiente; escritura de constitución de la sociedad; justificantes del abono de las cuotas o prestaciones de Seguridad Social; los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo; autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores extranjeros; cuadro horario y calendario laboral; parte de alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos; recibos de los salarios; declaración del Impuesto de Sociedades; libro mayor, balances y registros contables, incluidos los programas informáticos y archivos en soporte magnético; declaración de retenciones del IRPF (modelo 190); declaración de operación con terceros (modelo 347); la documentación exigida sobre prevención de riesgos laborales; justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social; inscripción en el IAE y el resumen de las horas extra de los empleados.

Si el inspector solicita un documento que no tienes a mano, no te preocupes. Tienes un plazo para poder presentarlo y evitar la sanción. El inspector escribirá un informe y te dará una cita para que aportes la documentación pertinente.

Además, el inspector podrá entrevistar libremente a cualquiera de los trabajadores. Si intentas impedirlo o coaccionar al empleado para que no responda libremente te expondrás a una multa por obstrucción a la labor inspectora. El funcionario también podrá pedirte las claves de los ordenadores, sacar vídeos y tomar fotos. Este comportamiento tampoco está fuera de lo habitual, así que no te pongas nervioso y deja al inspector hacer su trabajo.