Cómo gestionar una base de datos en Excel

¿Qué es una base de datos de clientes?

Una base de datos de clientes es una herramienta indispensable para llevar la gestión de la cartera de clientes y facilitar el acceso a todo lo necesario para hacer una buena campaña de marketing directo. Un listado, en Word u otro formato de edición de texto, puede servir para anotar los datos pero dificulta segmentarlos y manejarlos a nuestro antojo. El trabajo con tablas en Excel, en cambio, permite extraer las referencias que necesitemos para darnos tanto una visión global de los datos, como una perspectiva parcial de alguno de los subgrupos. Al trabajar con tablas también podrás utilizar herramientas como el “autorrelleno” de fórmulas matemáticas, códigos de colores y filtros para extraer de forma rápida y precisa la información que necesitas, sin necesidad de contar a mano dentro de un fichero interminable. De esta manera, tendrás la opción de aislar los datos de un perfil concreto para enfocar mejor las acciones que queremos emprender.

Cinco pasos para una base de datos manejable

 

1. Elige los datos que necesitas

Para crear una base de datos de clientes, en primer lugar hay que tener en cuenta la información de la que disponemos. Algunos campos que podrían sernos útiles para empezar son ‘nombre’, ‘empresa’, ‘localidad’, ‘código postal’, ‘teléfono’, ‘email’, ‘cargo’…

2. Hazlos manejables

Recurre al formato tabla para manejarlos con más facilidad. Pincha en ‘Tabla’, que se encuentra dentro del menú ‘Insertar’. Aparecerá el siguiente mensaje: ¿Dónde están los datos de la tabla? Excel mostrará entonces el rango de la fila que contiene los datos. Si este es correcto, pincha en “La tabla tiene encabezados” y cierra el cuadro de diálogo pinchando en ‘Aceptar’. Existe otra opción de hacer lo mismo: yendo a la ficha de ‘Inicio’, donde podrás encontrar la opción ‘Dar formato como tabla’ y elegir el diseño que se ajuste más a tus necesidades.   Observarás que al lado de cada campo se crea una fecha con un menú desplegable, algo que será muy útil para los próximos pasos.

3. Ordénalos

Si pinchas en el menú desplegable que aparece al lado de cada categoría puedes escoger cómo ordenar la base de datos. En caso de hacerlo a partir de un campo con texto, puedes hacerlo de la A a la Z, y viceversa. Si la columna que quieres tomar como referencia contiene datos de forma numérica, puedes ordenarlos de mayor a menor o de menor a mayor. Excel también facilita la opción de ordenar la tabla en cuanto al color, así que puedes utilizar códigos de este tipo para agrupar las filas que has marcado de un determinado tono.

4. Segmenta

Imagina que quieres emprender una campaña de marketing directo solo con los clientes que han comprado un determinado producto. Para que Excel te muestre sólo los datos correspondientes a estos, utiliza la opción ‘Filtros’. La encontrarás también pinchando en el menú desplegable que se ha creado a la derecha de cada categoría (en este ejemplo, ‘Productos’). Ahí podrás marcar las casilla de las opciones que quieres que se te muestren, además de poder filtrar por color y por texto.  

5. Totales

Una opción que puede ser de gran utilidad es la ‘Fila de totales’. La encontra-rás en el menú de ‘Diseño’ e incluirá una fila al final de la tabla, que se podrá personalizar en el menú desplegable de cada campo. Ahí podrás elegir el tipo de total que quieres incluir: ninguno, promedio, contar números, mínimo, máximo, suma… Aplicando los diversos filtros la tabla generará los totales de los datos escogidos, abriendo así la posibilidad de hacer totales de subgrupos de datos y así, por ejemplo, sumar la facturación de los clientes de determinado código postal. De este modo, podrás tener una segmentada de tu clientela para analizar cómo interactuar de la mejor forma con cada perfil. Además, si vas a gestionar una base de datos no te olvides de cumplir con el Reglamento de Protección de Datos en vigor. Para ayudarte en este punto puedes descargar nuestra checklist gratuita de cumplimiento de GDPR.