Cómo digitalizar tu pyme rápidamente

Digitalizar tu pyme te abre la puerta a realizar transacciones de forma digital, que pueden complementar a las tradicionales o sustituirlas. Esto es algo esencial en un contexto de pandemia, en el que la limitación de la movilidad es la norma. Así, la digitalización puede ser el salvavidas de tu empresa.

Por qué digitalizar tu pyme

Comenzaremos especificando que digitalizar tu pyme no consiste solo en lanzar una página web. Aunque, en este momento, abrir un nuevo canal de venta digital es una de las prioridades de casi todos los negocios, esta acción debe ir acompañada de otras que busquen mejorar los procesos de la empresa.  El objetivo es que la digitalización no sea una carga añadida, que consuma más tiempo y recursos, sino que consiga una mayor productividad.  Algunas de las ventajas de la digitalización son:

• Abre nuevos canales de venta, algo esencial en la situación actual.
• Permite expandir el radio de influencia de la empresa, que puede pasar de tener un público local a nacional.
• Aumenta la eficiencia de los equipos.
• Evita errores (por ejemplo, en gestión de stock, pedidos o facturación) que hacen perder dinero a la empresa.
• Mejora la comunicación interna.

Cómo digitalizar tu pyme de forma ágil

El nuevo contexto al que se enfrenta la sociedad hace más necesario que nunca reiniciar, readaptar y reactivar la economía, con la tecnología como arma. Surge así el concepto de digitivación. La digitivación se basa en emplear la digitalización y los entornos digitales para que la reactivación económica sea más rápida y ágil, al mismo tiempo que más humana, más flexible y más sostenible. Para ello es necesario un plan digital que tenga impacto en todos los ámbitos del sistema socioeconómico: la fuerza laboral, la industria, la innovación, la Administración y, por supuesto, las pymes, que constituyen la gran mayoría del tejido empresarial. Así, la digitivación usa la digitalización como herramienta para ayudar a la economía (y, como parte fundamental de ella, a las pymes) a retomar la marcha de forma ágil y a mejorar sus perspectivas de futuro.

Cinco pasos para digitalizar tu pyme

Para conseguir poder articular todo el cambio (a nivel tecnológico y organizacional) que implica la digitalización, es necesario plantear una hoja de ruta que establezca los pasos a seguir.

1. Evalúa la situación de la empresa

Comienza analizando tu empresa para establecer desde dónde partes, y cuánto camino queda por recorrer. Si logras aprender sobre el proceso de digitalización antes de iniciarlo, puedes evitar cometer errores que te hagan perder tiempo y dinero.

2. Define prioridades

Decide qué aspectos quieres centrarte primero y cuáles pueden esperar un poco más.

3. Establece objetivos

Normalmente, giran en torno a cuatro metas centrales: mejora de ventas, mejora de productividad, mayor ahorro y mayor control. No obstante, es necesario establecer objetivos más concretos: por ejemplo, facturar mediante web 5.000 euros en un período de tres meses.

4. Busca soluciones para la digitalización

La prioridad para muchas empresas que buscan digitalizarse es la creación de una web o un ecommerce. Sin embargo, si esto no va acompañado de sistemas que faciliten el trabajo y ayuden a automatizar ciertas tareas, la empresa puede verse superada por el proceso.  Por eso, algunas de las soluciones tecnológicas que pueden ayudarte en la digitalización de tu pyme son:

• Herramientas de presencia online. Como una página web o perfiles en las redes sociales, que ayuden a llegar a nuevos clientes.
• Softwares de contabilidad y facturación. Que permitan automatizar tareas como la generación de presupuestos, facturas, albaranes…
• Gestión de pedidos y control de inventario. Abrir un nuevo canal de venta dinamizará las ventas, pero también aumenta las posibilidades de que la empresa tenga problemas de abastecimiento y roturas de stock, si no lleva un control adecuado. Un sistema que reúna las relaciones con proveedores y clientes te ayudará a una digitalización exitosa.
• CRM. Del inglés Customer Relationship Manager o gestor de relaciones con los clientes, ayuda a recoger todas las interacciones de los clientes o los potenciales clientes con la empresa. Es una herramienta importante para las pymes que cuentan con equipos de ventas.
• Herramientas de ciberseguridad. Como copias de seguridad que permitan recuperar la información si es necesario y aplicaciones que protejan la información frente a terceros.
• Sistemas de trabajo en la nube. Que faciliten el trabajo desde cualquier ubicación y el trabajo en equipo.
• ERP.  Un sistema ERP (siglas de Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales, en español) es una herramienta avanzada que permite centralizar diversos aspectos de una empresa: contabilidad, recursos humanos, atención al cliente…Puede ayudar mucho a las empresas medianas cuando ya han comenzado a despegar.

Elige las herramientas que vas a utilizar en función de las necesidades de tu empresa.

5. Aprende tus nuevas obligaciones

La digitalización conlleva nuevas obligaciones, como el tratamiento de los datos de tus clientes. Por eso, deberás ponerte al día sobre las normativas de protección de datos. 

6. Implica a tus empleados en el cambio

El equipo humano es fundamental para el éxito de la digitalización. Hazlo partícipe del cambio, comunica las ventajas que la digitalización aporta en su día a día y forma al equipo en las nuevas herramientas digitales para que le saquen el máximo partido

7. Escucha continuamente a tus clientes

Digitalizar tu pyme te brinda herramientas que te permiten conocer mejor las opiniones de tus clientes (por ejemplo, reseñas en la web o encuestas de satisfacción en redes). Úsalas a tu favor para mejorar constantemente la experiencia digital de tus clientes.