¿Qué hace un asistente virtual?¿Lo necesito en mi negocio?

Si te preguntas “¿qué hace un asistente virtual?”, o “¿qué es un asistente virtual con Inteligencia Artificial?”, has llegado al lugar correcto.  Con el nombre de asistente virtual podemos referirnos tanto a softwares que incorporan Inteligencia Artificial para ayudar a automatizar y realizar tareas repetitivas, como a profesionales independientes que prestan servicios de asistencia para empresas, en remoto. En este artículo hacemos referencia a los primeros, también llamados asistentes digitales virtuales o VDA (por Virtual Digital Assistants, en inglés). Funcionan de forma similar a asistentes personales como Alexa, Siri o Cortana, pero pueden actuar a nivel empresarial e incluso formar parte de otras soluciones digitales. La elección de un asistente virtual adecuado puede suponer un apoyo valioso y liberar carga de trabajo para que los equipos humanos puedan enfocarse en tareas más estratégicas. Por ello, hoy queremos explicar qué hace un asistente virtual y cuál es su valor en una empresa, en particular si se utiliza en alianza con una oficina virtual. 

Funciones de un asistente virtual

Apoyo diario en la oficina virtual

Un asistente virtual puede ofrecer ayuda y apoyo en el día a día de una oficina virtual. Es el caso de Microsoft 365 Copilot, un asistente virtual que integra la inteligencia artificial en prácticamente todos los servicios de Microsoft 365, incluyendo Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Copilot se basa en el mismo modelo lingüístico utilizado por OpenAI en su conocido generador de texto, ChatGPT. Utiliza preguntas de lenguaje natural formuladas por los usuarios para proporcionar respuestas a sus solicitudes, como redactar un borrador de un correo electrónico, crear una presentación o resumir los puntos clave de una reunión.

Gestión de la agenda y el calendario

Entre las tareas que hace un asistente virtual se incluyen la administración y coordinación de la agenda de un equipo o de una persona concreta. Resulta así una ayuda inestimable para programar reuniones, citas y eventos, y asegurarse de que los compromisos se cumplan. Herramientas como Runday, Meetgeek o Sembly.ia funcionan como asistentes virtuales para encontrar las mejores fechas y que la reunión sea un éxito. 

Atención al cliente

Algunos asistentes virtuales pueden actuar a modo de agente de atención al cliente. Así, se ocupan de responder consultas básicas sobre productos o servicios, o de dirigir las solicitudes o quejas a los equipos humanos correspondientes. También están demostrando ser útiles en la gestión de citas, reservas y seguimiento de pedidos.

Organización y gestión de documentos

Un asistente virtual puede ser útil para diversas tareas, incluyendo la creación y mantenimiento de bases de datos, la gestión de archivos digitales y físicos, y la preparación de informes.

Investigación y recopilación de datos

Las funciones del asistente virtual también implica recopilar datos con el objetivo de facilitar la toma de decisiones informadas.

Gestión de correo electrónico y comunicaciones

Muchos usuarios ya han experimentado cómo un asistente virtual con IA puede encargarse de administrar y filtrar el correo electrónico, responder mensajes o redirigirlos a las personas adecuadas dentro de la empresa. Más allá del email, también pueden ayudar en la gestión de llamadas telefónicas o videoconferencias.

Soporte en redes sociales 

Algunas empresas están empleando asistentes virtuales para la gestión de perfiles de redes sociales: desde la programación de publicaciones, a la respuesta a comentarios o mensajes.

Sectores que necesitan asistencia virtual

La puesta en marcha de un asistente virtual puede ser beneficiosa en multitud de sectores productivos. En vista a los beneficios que acabamos de describir, puede inferirse que esto es particularmente cierto en áreas de las empresas que involucran tareas administrativas, gestión del tiempo y atención al cliente.  Áreas como la industria de la salud, el sector inmobiliario o el de servicios al público pueden acceder a múltiples ventajas al implementar un asistente virtual. Esto también es cierto para los profesionales independientes (abogados, diseñadores…), que verán cómo su tiempo se estira gracias a este tipo de herramienta.  El valor del asistente virtual es particularmente alto para el sector del emprendimiento y las pequeñas empresas, ya que a menudo en este sector se cuenta con recursos limitados y, a su vez, múltiples responsabilidades. Así, la automatización que pone en marcha un asistente virtual puede tener un valor incalculable para las pymes y autónomos.

Beneficios de contar con un asistente virtual en la empresa

• Ahorro de tiempo y mayor eficiencia, vinculado a la automatización de tareas administrativas y repetitivas. Frente al equipo humano, el asistente virtual puede manejar múltiples tareas de forma simultánea con alta precisión.
• Reducción de costes, en particular si se compara con la contratación de un asistente humano, un asistente virtual puede ser una opción más económica
• Mejora en la atención al cliente, pues el asistente virtual está disponible en todo momento y responde de forma instantánea.

Como adelantábamos al principio del texto, las ventajas de contar con un asistente virtual se multiplican si se combina esta herramienta con una oficina virtual. De este modo, las empresas acceden a una extraordinaria flexibilidad para la gestión de sus activos y la comunicación de los equipos. El resultado es una reducción de costes y la puesta en marcha de eficiencias sin precedentes que marcarán la diferencia en el modo en que una empresa es capaz de organizar y gestionar sus recursos. Echa un vistazo a la solución de oficina virtual de BeeDIGITAL pensada para pymes y autónomos y comprueba de primera mano las ventajas de digitalizar tus procesos y equipos.