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Los mejores software de oficina virtual
Descubre qué es una oficina virtual y algunos de los software de oficina virtual más conocidos a día de hoy.
Qué es una oficina virtual
La definición de software de oficina virtual es el conjunto de herramientas digitales que busca facilitar el trabajo y volverlo más eficiente.A medida que las diferentes formas de trabajo en remoto se van asentando en las empresas (se calcula que un 50,6 % de las empresas españolas utilizaron esta opción en 2021), utilizar software de oficina virtual se ha vuelto más necesario que nunca.
No obstante, una oficina virtual también ofrece ventajas a las empresas que cuentan con una oficina física, ya que sus beneficios a nivel de productividad se dejan notar por igual:
- Facilita las interacciones y colaboraciones entre equipos.
- Promueve la organización de tareas y reuniones.
- Facilita el seguimiento de proyectos.
- Facilita el acceso a la información de la empresa, sin importar desde dónde se trabaje.
- Evita la pérdida de información.
Tipos de software de oficina virtual y algunos ejemplos
En realidad, una oficina virtual utiliza diferentes tipos de software, con diferentes misiones. Algunos ejemplos de programas que puedes encontrar en una oficina virtual son:- Programas para la gestión de proyectos y productividad: software de oficina virtual para la adjudicación y el seguimiento de tareas centralizadas. Plataformas como Microsoft Planner, Tandem, Asana o Monday son un ejemplo de este tipo de software.
- Comunicación: plataformas orientadas a promover el intercambio de mensajes entre individuos y equipos. Un ejemplo de este tipo de software es Microsoft Teams, aunque Slack, Zoom, Skype u otras plataformas para videollamadas se podrían incluir también aquí.
- Programas de creación de documentos. Permiten generar documentos, como textos, hojas de cálculo, presentaciones, etc. Normalmente, las oficinas virtuales permiten la creación de forma colaborativa.
- Espacio de trabajo. Programas que sirven para almacenar o compartir los documentos de la empresa, como Dropbox, One Drive o Google Drive.
Cómo elegir software de oficina virtual
Google Workspace (antes, G-Suite) y Microsoft 365 son dos de las soluciones de oficina virtual más populares entre las empresas.Algunos de los criterios que pueden guiar qué solución de oficina virtual escoger, son:
- Conocer si el software de oficina virtual elegido es compatible con el resto de plataformas y dispositivos que ya se utilizan en la empresa.
- Tener en cuenta los requisitos de almacenamiento de archivos que la empresa se va a encontrar.
- Valorar las herramientas que el equipo está acostumbrado a usar. Por ejemplo, si una empresa ya usa Microsoft para su ofimática (Microsoft Excel, Microsoft Word…), a su equipo le será más fácil adaptarse a una solución de oficina virtual como Microsoft 365, que integra estas herramientas.
- La licencia Microsoft 365 Empresa Basic, que facilita la gestión de proyectos, organización de reuniones y la comunicación de equipos, entre otras muchas tareas.
- Configuración del correo electrónico en MS Outlook y buzón con hasta 50 Gb de almacenamiento.
- Puesta en marcha del calendario y agenda de contactos personales y compartidos.
- Almacenamiento de hasta 1.000 Gb.
- Colaboración de equipos reforzada gracias a los canales para compartir archivos a través de MS SharePoint.
Fuentes:
- Flash datos de Teletrabajo, RED, 2021, https://www.ontsi.es/es/publicaciones/flash-datos-teletrabajo-3t2021
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