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Guía: Cómo validar una factura electrónica

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Fecha de publicación: 19/05/2023 | Fecha de revisión: 19/05/2023
Guía: Cómo validar una factura electrónica
Validar una factura electrónica es uno de los pasos imprescindibles para adoptar este formato que, en muy poco tiempo, será obligatorio para todas las empresas y autónomos que se relacionen con otras empresas y autónomos, sin importar su nivel de facturación.

Si bien adoptar nuevas tecnologías puede resultar desafiante en un principio, la digitalización es particularmente importante para pymes y autónomos, que son más vulnerables a los impactos de la economía. 

Parece que este mensaje, junto con la ley de facturación electrónica en España, ha calado hondo: el número de facturas electrónicas en 2022 en entornos B2B ascendió a más de 300 millones, un aumento del 31,98% respecto al año anterior, según Seres.  

Pero, ¿qué significa validar una factura electrónica? Se trata de la verificación por parte de la administración de la información contenida dentro de una factura. En este sentido, la validación proporciona una confirmación inmediata sobre la validez de la factura para todos los interesados, pudiendo pasar al siguiente paso (el envío).

¿Quieres saber cómo funciona? Te lo contamos.

Formatos admitidos para validar facturas

Si te preguntas cómo puedo validar una factura electrónica, el primer paso es conocer los formatos admitidos. 

Por un lado, en España, la Agencia Tributaria ha establecido que el formato de las facturas electrónicas debe ser Facturae 3.2. (la última versión) y en un archivo XML (codificado en texto plano, de modo que es posible abrirlos con cualquier editor de texto).

Se trata de estándar nacional para la factura electrónica, basado en el europeo UBL (Universal Business Language), que define un lenguaje común para el intercambio de información entre empresas. Este formato a su vez se estructura en varios campos y secciones:
  • Cabecera: que incluye datos de emisor y receptor, fecha y número de factura.
  • Conceptos: en la que quedan descritos los bienes o servicios prestados y su cantidad, precio unitario e importe.
  • Impuestos: detalle de los impuestos aplicables (IVA e IRPF, por ejemplo). 
  • Total: se especifica el importe total de la factura, y descuentos o recargos aplicables si los hay.
  • Forma de pago: se plantean la forma o formas de pago y los plazos.
Además de incluir esta estructura, el formato de factura electrónica aceptado debe incluir una firma electrónica a través de un certificado reconocido por la Agencia Tributaria. 

Cómo validar una factura electrónica paso a paso

Antes de entrar en el proceso para validar una factura electrónica como tal, es importante que también conozcas los tres requisitos que harán que este tipo de documento sea reconocido. Siguiendo el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, BOE del 1 de diciembre), se exige: 
  • Autenticidad del origen: es decir, que la identidad del proveedor y del emisor queden garantizadas.
  • Integridad del contenido: es decir, garantías de que el contenido de la factura no ha sido modificado. 
  • Legibilidad: es decir, que el contenido de la factura electrónica también pueda ser leído por humanos.
En este caso, se verifica mediante la firma electrónica, mediante intercambio electrónico de datos (EDI) o mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Respecto a validar una factura electrónica tanto a nivel técnico como fiscal, aparecen los siguientes pasos:
  • Creación de la factura electrónica a través de un software adecuado.

  • Emisión de la factura a la administración tributaria.

  • Validación de la factura desde la administración. Existe la posibilidad de que esta validación tenga lugar de forma previa, pero también posterior. En cualquier caso, deberá seguir el formato Facturae y XML. Del envío se encarga el software especializado de facturación, aunque también es posible hacerlo manualmente en FACe. En este momento la factura quedará verificada o denegada mediante una notificación.

  • Envío y recepción entre emisor y receptor.
Aunque puedan parecer muchos pasos, con un software de facturación intuitivo todo esto resulta en un proceso rápido y sencillo.

Errores más comunes al validar facturas

Por un lado, pueden tener lugar errores por motivos técnicos. Estos pueden ser de diversa índole: un formato de la factura incorrecto, error en el nombre del archivo, en su registro, la duplicación de la misma o relacionados con las plataformas de emisión o recepción.

También pueden ocurrir errores relacionados con la firma: puede no contenerla, o quizás no puede ser verificada.

Respecto al contenido de la factura, también pueden surgir errores, faltando alguno de los elementos que hemos descrito más arriba (razón social, NIF…)

En cualquier caso, si quieres evitar problemas y poner en marcha un sistema de facturación electrónica sin fricciones y que, de hecho, libere a tu empresa de muchos de los engorros contables, echa un vistazo a la solución factura electrónica de BeeDIGITAL.

Fuentes:

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