Crear oficina virtual: requisitos y cómo hacerlo

Crear una oficina virtual es uno de los pasos clave para garantizar que el trabajo remoto en las empresas sea eficiente. No obstante, los beneficios de crear una oficina virtual traen toda una serie de optimizaciones para las empresas que van más allá de esta ventaja inmediata.

La realidad es que la oficina virtual supone un paso de gigante para facilitar la comunicación y colaboración entre trabajadores, además de agilizar el desarrollo de proyectos en todas sus variantes y almacenar y gestionar archivos virtuales. 

Desde nuestra perspectiva ayudando a pymes a acceder a su propia oficina virtual, compartimos algunas claves sobre cómo crear una oficina virtual de forma exitosa.

Ventajas de tener una oficina virtual 

• Facilita el trabajo en remoto. Mientras las cifras de teletrabajo siguen escalando (el INE calcula que casi el 10% de los trabajadores ya realizan sus tareas desde casa), la oficina virtual se vuelve un espacio online imprescindible para coordinar equipos y facilitar su trabajo. Además de para casos de teletrabajo, se trata de una herramienta fundamental para empresas que tienen equipos en diferentes localizaciones.


• Genera un branding e imagen de marca de la empresa que redunda en la atracción de talento. La flexibilidad en la localización del trabajo es uno de los alicientes más importantes para muchos trabajadores hoy en día. 


• Mejora la satisfacción de los empleados, que ven cómo sus opciones para trabajar y colaborar de forma eficaz se expanden, lo que se traduce en mejoras en la productividad.


• Seguridad. Permite el trabajo en un entorno controlado y seguro, lo que hace que la información de la empresa esté más protegida frente a la pérdida accidental o a amenazas externas.

Requisitos para crear una oficina virtual 

• Planificación: la empresa debe contar con una estrategia orientada a la implantación de la oficina virtual. Esto incluye tener en cuenta las necesidades específicas y los resultados u objetivos que se esperan cumplir con la puesta en marcha de la oficina.


• Formación de los empleados: el negocio que busca implantar una oficina virtual debe saber que va a tener que dedicar tiempo y recursos a formar a sus empleados en el uso de las nuevas herramientas, aunque lo cierto es que la mayoría son bastante intuitivas. En todo caso, siempre conviene elaborar un protocolo de uso de las diferentes herramientas de la oficina virtual (seguridad de claves, normas de acceso, organización de los archivos, protocolos a la hora de usar los chats, etc).


• Elección del software adecuado: es vital que cada empresa seleccione el tipo de herramienta virtual que se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, como mencionábamos más arriba, existen soluciones de oficina virtual específicas para pymes que tienen en cuenta las necesidades específicas de este modelo de negocio.

Cómo crear una oficina virtual paso a paso 

En parte, ya hemos señalado en el anterior epígrafe los pasos para crear una oficina virtual: planificación, formación y elección del software son tres de los pilares básicos en los que fundamentar la implementación de una oficina virtual.

Después vendrán la implementación (que incluye la configuración del software, testeo en escenarios reales y puesta en marcha); y el análisis de resultados, realizando además los ajustes necesarios para garantizar que la herramienta se adapta de forma correcta a las necesidades de la empresa.

La realidad es que las transiciones hacia el uso de herramientas nuevas suponen a menudo un reto a muchos niveles, tanto organizativo como para el día a día de los empleados. Por este motivo, muchas empresas apuestan por oficinas virtuales con una licencia de Office 365, que incluye algunas de las herramientas más conocidas por los trabajadores (Word, Excel, Power Point, Outlook, OneDrive…), de modo que no necesitan aprender a usarlas.

¿Puede hacerse gratis?

Hay una serie de herramientas gratuitas que vienen, de algún modo, a sustituir algunas de las funcionalidades de una oficina virtual. Es el caso, por ejemplo, el uso de las herramientas proporcionadas por Google (como Google Drive, Google Docs…) para almacenar y compartir documentos. No obstante, las herramientas en su versión gratuita se encuentran con muchas limitaciones en cuanto a personalización de las cuentas y limitación de espacio de almacenamiento.

En este contexto, las ayudas del Kit Digital suponen la forma perfecta de acceder a un software de oficina virtual como Office 365 con todo lo que tu empresa necesita, sin la necesidad de hacer un esfuerzo económico.