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Factura Electrónica: ¿en qué casos es obligatoria?

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Fecha de publicación: 15/07/2022
Factura Electrónica: ¿en qué casos es obligatoria?
La factura electrónica ha llegado para quedarse. La legislación está dando pasos para exigir su uso, impulsando así la trazabilidad de los cobros y minimizando la morosidad y el fraude.

¿Qué es exactamente una factura electrónica, cuándo es obligatoria y cómo aplicarla en tu negocio? Te lo contamos.

Qué es una factura electrónica

La factura electrónica es un documento digital que equivale a una factura convencional. De este modo, incluye todos los datos que podría incluir una factura al uso, solo que tanto su creación como su lectura deben realizarse a través de programas electrónicos. 

De esta definición de factura electrónica se extraen algunas características:
  • Las facturas electrónicas incluyen información digital

  • No se incluyen aquí las facturas creadas con formatos PDF o Word, formatos HTML no estructurados, o escaneos de facturas en papel.

  • Deben ser transferidas y leídas a través de sistemas específicamente diseñados para ello.
La factura electrónica se ha convertido rápidamente en uno de los puntos clave de la transformación digital de procesos en las empresas debido a los beneficios que aporta, como la minimización de costes y tiempos (ya que se eliminan procesamientos manuales y el uso de papel) y la mejora del seguimiento de la facturación.

Debido a estas ventajas, la factura electrónica se ha extendido de forma masiva en los últimos años, un hecho del que las cifras no dejan lugar a dudas: el valor del mercado vinculado a las facturas electrónicas va a crecer en un 80% en tan solo 10 años, de acuerdo a un estudio publicado por Brodmin.

Cuándo se debe emplear una factura electrónica

La factura electrónica ya es obligatoria en muchos trámites y todo indica que terminará por sustituir totalmente a las facturas convencionales. 

Por un lado, ya es obligatorio que los negocios que presten servicios a las administraciones públicas emitan facturas electrónicas, siempre que las cantidades superen los 5.000 euros. Aquí se incluyen, entre otras:
  • Facturas dirigidas a la Administración General del Estado, de las Comunidades Autónomas y a la Administración Local.

  • Facturas dirigidas a organismos autonómicos.

  • Facturas dirigidas a universidades públicas.

  • Facturas dirigidas a los órganos competentes del Congreso de los Diputados, del Senado, del Consejo General del Poder Judicial, del Tribunal Constitucional, del Tribunal de Cuentas, del Defensor del Pueblo, de las Asambleas Legislativas de las Comunidades Autónomas y de las instituciones autonómicas análogas al Tribunal de Cuentas y al Defensor del Pueblo.

  • Facturas dirigidas a entidades de derecho público que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad.
En vistas al incremento del uso de este tipo de documento digital, se ha creado el portal FACeB2B para la transmisión y gestión de estas facturas. La plataforma, además, ya permite su uso para la transmisión de facturas electrónicas entre dos empresas privadas, más allá de las gestiones con el sector público.

Además, está a la espera de aprobación definitiva la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas que, entre otras medidas, establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para las empresas españolas.

En otras palabras, la factura electrónica será universal y obligatoria en un futuro próximo. Las empresas que facturen más de ocho millones de euros anuales tendrán 12 meses para adaptarse a esta obligación, después de la publicación oficial de esta ley.  Para el resto de las empresas, pymes y autónomos, se establecerá previsiblemente un calendario gradual durante los próximos 3 años.

Cómo emitir facturas electrónicas en tu negocio

En base a esta nueva regulación, las empresas deben ponerse en marcha para garantizar que son capaces de responder a nuevas exigencias y emitir facturas electrónicas

Por suerte, esta nueva exigencia aparece al mismo tiempo que la financiación europea para la digitalización (programa Kit Digital), que facilita que pequeñas empresas y autónomos puedan implementar soluciones digitales como la factura electrónica.

Nuestra solución “Factura Electrónica”, compatible con el programa Kit Digital, te ayuda a emitir facturas en formato estructurado y FacturaE, con un número ilimitado de facturas y productos y servicios.

Además, la solución permite a su vez controlar fechas de vencimiento, personalizar facturas, generar copias de seguridad, almacenarlas de forma segura o enviarlas por correo electrónico.

Finalmente, si lo deseas, también te ayudamos a integrar la herramienta de facturación online con un sistema ERP, que permite la gestión de recursos empresariales de forma unificada.  Así, te ayudamos a integrar herramientas para hacer que tu empresa se sume a la transformación digital y sea más competitiva.

Fuentes:

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