El desarrollo de la tecnología y la expansión del teletrabajo, en particular a partir de la pandemia de COVID-19, han traído multitud de cambios en las dinámicas de trabajo. La oficina virtual se encuentra en el centro de los nuevos modelos.

¿Qué es exactamente una oficina virtual y qué procesos facilita a las empresas? Te lo contamos.

1. En qué consiste una oficina virtual

Una oficina virtual es un servicio que ofrece soporte y herramientas tecnológicas para el trabajo en equipo. También busca mejorar la accesibilidad de la información y su seguridad. De este modo, todos los empleados pueden tener acceso a las herramientas que necesitan para trabajar desde diferentes dispositivos y localizaciones. 

Se trata de un modelo de oficina útil para todas las empresas, desde modelos de negocio startup a grandes empresas, pasando por las pymes, que quieran coordinar mejor a sus equipos y dar un giro a sus procesos, basándose en lo digital y dejando de lado la dependencia de la documentación en papel. 

Así, la oficina virtual se convierte en el centro de actividad de una empresa al igual que lo haría una oficina convencional. 

2. ¿Para qué sirve una oficina virtual?

Las oficinas virtuales cumplen diferentes funciones según las necesidades de cada empresa:

  • Proyección de imagen profesional: Facilitan un domicilio comercial en una ubicación estratégica.
  • Reducción de costes: Evitan gastos de alquiler, suministros y mantenimiento de una oficina física.
  • Flexibilidad: Permiten a profesionales trabajar desde cualquier lugar sin perder presencia empresarial.
  • Gestión administrativa: Centralizan llamadas, correspondencia y citas, liberando tiempo al empresario.

Acceso a servicios adicionales: Como salas de reuniones, coworking o soporte administrativo cuando se necesite.

3. Qué servicios ofrece una oficina virtual

Pese a que existen diferentes modalidades de oficina virtual, entre los servicios que pueden incluirse en ellas destacan: 

  • Plataformas que facilitan los encuentros online a través de servicios personalizados de chat, videollamadas…
  • Software de trabajo, habitualmente en la nube. Esto incluye, además de las herramientas ofimáticas básicas en cualquier oficina, programas para gestión de proyectos y tareas.
  • Almacenamiento de documentos en la nube.
  • Servicios de correo electrónico.
  • Calendario y agenda de contactos digital.
  • Soporte técnico para garantizar que la colaboración entre empleados es siempre posible y para resolver posibles incidencias.

Algunas de las herramientas o soluciones que te permiten tener una oficina virtual más conocidas son Microsoft Office 365 o Google WorkSpace.

4. Ventajas de una oficina virtual

  • Favorece la colaboración y comunicación entre equipos y empleados.
  • Facilita un mejor registro de las tareas y del estado de los procesos, lo que a su vez ayuda a detectar bloqueos y problemas antes de que se agraven.
  • Facilita que se compartan recursos y conocimientos, fomentando así la innovación y la formación del equipo.
  • Prestigio e imagen de marca. Contar con una oficina virtual demuestra el compromiso de un negocio con la innovación y la flexibilidad de procesos. Asimismo, la oficina virtual supone acceder a soporte y ayuda en el entorno online, de modo que se eliminan problemas técnicos que pueden dar una mala imagen durante encuentros digitales, entre otras situaciones.
  • Evita que se pierda la información, gracias a las copias de seguridad que se pueden hacer en la nube.
  • Facilita el teletrabajo y el teletrabajo híbrido, facilitando el acceso a la información. Por este motivo, es indispensable para los equipos que trabajan de forma remota o híbrida, una opción que, en 2021, adoptaron un 50,6% de las empresas españolas, según datos de RED.

5. Tipos de oficinas virtuales

Existen diferentes modalidades de oficinas virtuales, que se pueden adaptar a las necesidades de cada negocio:

  • Básica: Incluye domicilio fiscal y recepción de correspondencia.
  • Con atención telefónica: Añade un número de teléfono exclusivo y gestión de llamadas.
  • Con soporte administrativo: Servicios de secretaría virtual, agenda de citas o gestión documental.
  • Híbrida: Combina servicios virtuales con acceso físico a espacios de coworking o salas de reuniones.

La realidad es que contar con una oficina virtual supone un paso adelante en la capacidad de los negocios de establecer modelos colaborativos en entornos digitales. Se eliminan así barreras tecnológicas y se facilita la productividad, poniendo el foco en el trabajo y utilizando todo el potencial de las herramientas online.

6. Cómo implantar una oficina virtual y mejorar la productividad en la empresa

La implantación de una oficina virtual pasa por elegir el software adecuado y esto, a su vez, por detectar cuáles son las necesidades de cada empresa y seleccionar el programa que se ajuste a ellas.

En cualquier caso, se trata de un buen momento para que las pymes den el salto hacia su digitalización, accediendo al programa Kit Digital financiado por los fondos “Next Generation EU” y eligiendo la herramienta de oficina virtual adecuada.

Desde Beedigital nos ponemos una vez más del lado de las pymes para ofrecer nuestra solución de oficina virtual adaptada a empresas pequeñas. A través de ella, proponemos: 

  • Suscripción a la licencia Microsoft Office 365. Está orientada a ofrecer ayuda en la gestión de proyectos, organización de reuniones, comunicación de equipos y todo tipo de colaboraciones.
  • Configuración y personalización de esta solución a las necesidades específicas del negocio.
  • Almacenamiento de hasta 1.000 Gb y canales para compartir archivos a través de MS SharePoint.
  • Correo electrónico en MS Outlook y buzón con hasta 50 Gb de almacenamiento
  • Calendario y agenda de contactos personales y compartidos.
  • Acceso desde dispositivos móviles.
  • Mantenimiento y soporte técnico de la oficina virtual durante 12 meses.
  • Formación sobre las diferentes herramientas que se incluyen en la licencia (Word, Excel, Power Point, Outlook y OneDrive) y comunicaciones periódicas para aprovechar todo su potencial.

Un equipo más alineado y coordinado es un equipo más productivo y eficiente. Por eso, una oficina virtual te permite aumentar la productividad de tus empleados a la vez que optimizas los costes en software. ¿No te parece una solución perfecta?