¿Cómo hacer una planificación de recursos en la empresa?

La planificación de recursos en una empresa siempre se ha comprendido como crucial para garantizar que los objetivos de un negocio se cumplan y, a su vez, se logre una mayor eficiencia.

En un contexto de creciente incertidumbre y transformaciones en todos los sentidos, la planificación de recursos se ha vuelto aún más importante si cabe.

¿Qué aporta la planificación de recursos a una empresa y qué herramientas existen a día de hoy para mejorarla?

Importancia de la planificación de recursos en la empresa

En el avance hacia el éxito empresarial, existen una serie de obstáculos que a menudo es posible encontrar en empresas de todos los tamaños. 

Así, la falta de información y comunicación entre departamentos y el uso de tecnologías o procesos obsoletos se alzan como dos de los retos más comunes que están lastrando a muchos negocios en su progreso hacia la transformación digital. En este sentido, tomar las riendas respecto a la planificación de recursos supone que la empresa pone todos los medios posibles para evitar despilfarros y detectar oportunidades de mejora. Así, es posible acceder a una serie de ventajas:

• Mejora en la comunicación entre equipos.
• Impulso a las oportunidades de venta y la comunicación con clientes y proveedores.
• Visibilidad de procesos a través de analítica e informes, de modo que es posible detectar ineficiencias y oportunidades.
• Automatización de operaciones que antes quedaban sujetas a error humano (por ejemplo, la introducción de datos automática).
• Gestión eficiente de los recursos materiales, como las compras o la gestión de stock.
• Fomento de la ciberseguridad, evitando que información sensible caiga en manos inadecuadas o que se interrumpan procesos debido a ataques maliciosos.

Herramientas para la planificación de recursos en la empresa

Por fortuna, en el momento actual, la planificación de recursos en la empresa cuenta con herramientas que la hacen posible y facilitan a niveles nunca antes posibles. A través del software adecuado, es posible obtener visibilidad de los procesos y fomentar la eficiencia.

Entre estas herramientas, destaca el uso de las herramientas ERP o Enterprise Resource Planning. Se trata de un software que facilita la organización empresarial y activa las sinergias entre equipos, generando una plataforma centralizada desde la que gestionar todos los procesos de un negocio y conectarlos con la asignación de recursos adecuada. En otras palabras, el ERP es una plataforma tecnológica para la gestión unificada de recursos empresariales, que abarca áreas como: 

• • Finanzas y contabilidad. Gestionar el libro mayor, automatizar tareas financieras clave, hacer seguimiento de las facturas pendientes, crear informes financieros, conocer la liquidez, descargar extractos bancarios, generar asientos bancarios, etc.
  • Ventas. Gestionar pedidos, almacenar y gestionar los datos de los clientes, crear contratos y presupuestos, facturas, etc. 
  • Compras. Crear contratos, gestionar devoluciones a proveedores, optimizar las compras, etc.
  • Gestión de la cadena de suministro. Generar alertas para saber cuándo se están acabando las existencias (control de stock), generar pedidos, gestionar albaranes o hacer valoraciones de stock.
  • Gestión del negocio. Utilizar los datos para realizar análisis de diversos tipos (de ingresos, comparativos, etc.)

Un ERP es un solo sistema, pero cuenta con varios módulos, de modo que cada uno de ellos se centra en un área del negocio, pero todos usan la misma fuente de datos. De esta manera, se amplía la información disponible para todas las áreas de negocio y se evitan discrepancias en las informaciones.

Por qué invertir en software ERP 

El ERP se ha convertido en una de las herramientas clave en la transformación digital de muchos negocios. En un momento en el que la digitalización ya no es una opción, sino un imperativo, las inversiones en tecnología en el ámbito empresarial se multiplican cada año: se calcula que las inversiones en tecnología crecieron un 13.6% en 2021 a nivel global. 

Estas inversiones, a su vez, estuvieron lideradas por la búsqueda de software empresarial que genere eficiencias, más allá de otras inversiones como, por ejemplo, la compra de equipos informáticos.

De estas cifras se destilan dos consecuencias: por un lado, que las empresas han comprendido por fin la inminente necesidad de invertir en software que implique eficiencias y multiplique sus resultados. 

Por otro lado, supone que la competencia, además de a través del marketing digital y la mejora en la experiencia del cliente, también se libra de puertas para adentro: en la eficiencia y productividad de la empresa y sus procesos internos.

La planificación de recursos se encuentra así en el centro de esta mejora, proporcionando una plataforma unificada desde la que gestionar multitud de operaciones clave de inventario, finanzas, compras, marketing, estrategia, logística y monitorización de pedidos y bases de datos de clientes, entre otros. 

Es asimismo clave que cada empresa encuentre el ERP más adecuado a sus necesidades, ya que serán diferentes las utilidades que encontrarán las grandes empresas o las pymes en este tipo de plataformas. 

De cualquier manera, es recomendable que el ERP elegido permita al negocio automatizar acciones, acceder a inteligencia de datos, informes y analítica y funcionar de forma remota y flexible para los diferentes equipos.

En este sentido, desde BeeDIGITAL proponemos una solución de gestión de procesos ERP adaptada a las necesidades específicas de las pymes y autónomos y 100% compatible con las ayudas del Kit Digital.