¿Qué apartados debe contener un modelo de carta comercial?

Por: Equipo BeeDIGITAL

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Para favorecer la relación entre dos empresas o entre una empresa y un particular, las cartas comerciales son fundamentales. Este medio de comunicación empresarial, cuyo contenido suele ser de carácter formal, oficial y confidencial, cuenta con varios modelos de cartas.

Entre los diversos tipos destacan las cartas comerciales de compraventa, las de ofertas, las de reclamación, las de publicidad y, por último, las de solicitud de información. Todas ellas deben ir siempre mecanografiadas y contar con un esquema más rígido y un tono más objetivo que el de las cartas personales.

¿Para qué sirve la carta comercial?

La carta comercial es fundamental en las comunicaciones externas de una empresa. Este medio de comunicación se utiliza para todo, desde la venta de un producto, hasta la creación de fondos de comercio o la solicitud de un puesto de trabajo. Las cartas son muy útiles, sobre todo, para dirigirse a los clientes con el objetivo de describir las ventajas de algún producto o servicio.

También es fundamental a la hora de pedir un listado de productos, hacer cualquier tipo de reclamo, pedir información sobre novedades, solicitar listas de precios, hacer un pedido o consultar u ofrecer promociones.

Las cartas comerciales pueden ser de trámite, de argumento o de inspiración. Las cartas de trámite se utilizan para transmitir información o cumplir con algún requisito para gestionar la realización de cualquier trabajo. Las cartas de argumento se emplean con la intención de conseguir una determinación a favor del remitente. Por último, las cartas de inspiración se elaboran para incentivar la creación de los empleados o estimular a los clientes.

Apartados de una carta comercial

La carta comercial cuenta con la estructura de las cartas tradicionales: encabezamiento, cuerpo de la carta y cierre. El desarrollo de cada uno de estos apartados es el siguiente:

Encabezamiento: deberá ir reflejado en la parte superior de la cara e incluye el membrete, es decir, el nombre, dirección y el título de la persona o entidad, el lugar y la fecha, la dirección del destinatario y el saludo. También es recomendable añadir un asunto a la carta, para que el destinatario conozca directamente de qué tema trata.

Cuerpo de la carta: es la parte más importante de la carta, puesto que es donde se encuentra la introducción al tema, el núcleo del escrito y una conclusión final. En la introducción se suele indicar el motivo de la carta o se agradece al destinatario en referencia a correspondencias anteriores.

En el núcleo se desarrolla la idea más importante del escrito. Por lo tanto, es fundamental redactar esta parte de la carta con objetividad y claridad. Por último, en la conclusión final se ofrece un resumen de la carta o un estímulo con el objetivo de recibir una respuesta a la carta comercial.

Cierre: se constituye, como es lógico, al final de la misma. En este apartado hay que añadir una despedida, la firma, el nombre y el cargo de la persona que esté enviado la carta. También se puede aprovechar el cierre para indicar posibles anexos e incluso para añadir posdatas.

En lo que respecta a la firma, en caso de que la carta sea enviada por la empresa, con establecer el nombre y           el logotipo de la misma será suficiente. En caso de enviar la carta personalmente o a nombre de la empresa, se indicará el nombre y el cargo de la persona que la haya redactado, junto a la firma con tinta, preferentemente en colores como el azul o el negro.