Conceptos básicos sobre emisión y envío de facturas

La facturación tiene un impacto vital para cualquier negocio y es la piedra angular de la gestión económica de la empresa. Por ello, repasamos algunos conceptos básicos que debes conocer si tienes que hacer frente a la emisión y envío de facturas.

1. Tipos de facturas

Todo empresario o autónomo está obligado a hacer facturas por la venta de bienes o servicios, para dejar así constancia de la operación comercial. Estas pueden ser de varios tipos.

Facturas según los datos a incluir: completas o simplificadas

Factura completa u ordinaria

La factura completa o factura ordinaria es la más usada en todos los ámbitos. Debe contener los siguientes datos: 

• Numeración de la factura, de forma correlativa.
• Fecha de expedición.
• Datos fiscales de emisor y receptor.
  • Nombre completo del autónomo o nombre de la empresa.
  • CIF o NIF.
  • Domicilio o dirección fiscal.
• Concepto. Una pequeña descripción de la transacción.
• Importe desglosado.
• Cuota tributaria desglosada.
• Importe total. 

Factura simplificada

La principal diferencia respecto a la factura completa es que no incluye los datos fiscales del receptor ni desglosa el IVA (por lo que el receptor no lo puede desgravar). Solo puede usarse en algunos casos: siempre que el total no supere los 400 euros o, en algunas operaciones de los sectores de comercio y servicios, en facturaciones que no superen los 3.000 euros.

Facturas según su soporte: electrónicas o en papel

Según su soporte, las facturas pueden ser en papel (las facturas tradicionales) o electrónicas (si se envían y reciben por medios electrónicos). El contenido es el mismo que el de las facturas ordinarias, solo cambia el formato.

Debes saber que tanto las facturas en papel como las electrónicas son igualmente válidas, pero las segundas son obligatorias si vas a realizar algún trabajo para cualquier organismo de la Administración Pública o si eres subcontratista del contratista principal. Además, el formato electrónico reduce errores humanos y elimina costes, por lo que cada vez es más utilizado entre empresas privadas.

Para que una factura electrónica sea válida debe cumplir con los requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, entre los que cabe destacar la necesidad de un consentimiento previo del cliente para recibirla por este medio.

Facturas según su objetivo: rectificativas y recapitulativas

Facturas rectificativas

Si se ha cometido algún error en una factura, se produce una devolución o se decide incluir un descuento a posteriori, es necesario emitir una factura rectificativa. 

Esta factura tiene un formato equivalente a la factura original (completa o simplificada) pero debe reflejar que es una factura rectificativa, indicar el motivo de la rectificación y hacer constar el número de la factura que rectifica.

Facturas recapitulativas 

Son facturas que recogen operaciones que corresponden a diferentes fechas, siempre que se hayan dado dentro de un mismo mes natural.

2. Impuestos en las facturas

Aplicar correctamente los impuestos a tus facturas te ahorrará muchos disgustos y problemas. Los conceptos básicos que debes conocer respecto al IVA y el IRPF son:

El IVA en las facturas

El porcentaje a aplicar dependerá del bien o servicio que factures. Hay tres tipos principales: el IVA general (21%),el IVA reducido (10%) y el IVA superreducido (4%). También existen actividades que están exentas de IVA, como la educación o algunos servicios médicos.

El IRPF en las facturas

Si tu actividad es profesional (autónomos, sin empleados), debes aplicar una retención por IRPF en tus facturas a autónomos y empresas (pero no a facturas para particulares). En cambio, si tu actividad es empresarial, no estás obligado a retener el IRPF en tus facturas, indiferentemente de quiénes sean tus clientes. El tipo general de IRPF es del 15% y el reducido del 7%.

3. Algunas dudas comunes sobre facturas

¿Cuándo hay que emitir la factura? 

Si el destinatario es un particular, la emisión y envío de facturas debe hacerse de inmediato, en el momento de la operación. En el caso de que el receptor sea una empresa o un autónomo, las facturas deberán ser emitidas antes del día 16 del mes siguiente.

¿Debo guardar una copia de las facturas que emito? 

Sí, debes guardar una copia de las facturas con su contenido original. La copia debe nombrarse con la palabra ‘copia’, para diferenciarla de la que se destina al comprador.  Puedes conservar las copias de las facturas en formato electrónico siempre que garantices su autenticidad y la legibilidad de todo su contenido, algo que se consigue con un programa de facturación adecuado.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Para la Agencia Tributaria, el plazo de prescripción de los impuestos es de cuatro años, así que deberías guardarlas durante este periodo.

Por otro lado, el Código de Comercio recoge la obligación de para las empresas de conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante seis años.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma no es una factura como tal, sino que es un documento con fin presupuestario en el que se define una oferta de bienes/servicios, con sus correspondientes precios e impuestos, y con una fecha máxima de validez. Como no es una factura, no debe ir numerada, ni firmada, ni sellada. 

Estos son algunos de los principales conceptos básicos de emisión y envío de facturas que debes conocer, pero hay muchos más. 

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