Si has gestionado en algún momento la contabilidad de tu negocio o tu asesor te ha planteado algunos problemas en los trimestres anteriores, seguramente te habrás encontrado con la palabra factura proforma. En realidad, se trata de una plantilla que puede resultar muy útil en ciertas actividades y con algunos clientes, pero tiene también sus inconvenientes. A continuación analizamos qué es una factura proforma y los usos que puedes darle.

Qué es la factura proforma

La factura proforma es un documento que se parece bastante a una factura ordinaria. De hecho, contiene los mismos datos que esta. Sin embargo, no puede utilizarse del mismo modo. ¿Te estás preguntando entonces qué sentido tiene todo esto? Puede que te resulten de ayuda estas claves que explican las diferencias entre una factura proforma y una factura ordinaria:

  1. La factura proforma responde a un pacto comercial entre dos partes, es decir, se realiza con el fin de dejar por escrito una propuesta e incluye más datos que un presupuesto, ya que comparte con la factura ordinaria la fecha, los conceptos, los impuestos y los datos relacionados con la identificación.
  2. La factura proforma nunca es un documento contable. No puedes anexar facturas proforma en tu contabilidad. De hecho, la factura proforma no existe como tal en términos contables.
  3. La factura proforma no es un documento válido para Hacienda: es, literalmente, papel mojado. Eso significa que no podrás justificar que una de ellas aparezca en tus libros en caso de que haya una inspección.
  4. No hay obligación de numerar este tipo de documento. En caso de hacerse, su numeración seguirá una secuencia propia que nunca puede mezclarse con los números correlativos que corresponden a las facturas ordinarias.

Datos obligatorios en una factura proforma

Aunque la factura proforma no tiene validez fiscal ni contable para que cumpla su función correctamente, debe contener una serie de datos obligatorios que identifican la operación con claridad.

  • Datos del emisor y del comprador (nombre, dirección y NIF o equivalente).
  • Número de referencia y fecha de emisión.
  • Descripción de los productos o servicios (cantidad, características).
  • Precio unitario, importe total y moneda de la operación.
  • Condiciones de entrega y de pago (plazos, forma de pago, incoterms si aplica).
  • Gastos adicionales (transporte, seguros, embalaje).
  • Firma y sello del emisor (recomendable para dar validez formal).

Con estos elementos, la factura proforma actúa como una oferta formal y un documento de referencia válido en operaciones comerciales.

¿Cuándo te conviene utilizar una factura proforma?

Pese a que la factura proforma no es un documento válido ni para la empresa que la emite ni para el cliente, muchas relaciones comerciales la utilizan como prueba del pago que se va a realizar y de la mercancía que se va a entregar. Es posible que algunos de los proveedores que te ofrecen sus productos o servicios utilicen una factura proforma en lugar de un presupuesto o un albarán antes de enviarte la mercancía. De ese modo, pueden advertirte del coste que supone antes de su liquidación con el soporte de factura ordinaria. Tú también puedes hacerlo si lo consideras oportuno para tener una previsión de los ingresos que percibirás en un determinado período.

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En todo caso, si vas a llevar a cabo todas tus relaciones comerciales utilizando facturas proforma para anticipar la contabilidad de tu empresa, recuerda que luego debes convertirlas a facturas ordinarias para que puedan ser válidas ante tu cliente y ante Hacienda. Si no lo haces, tendrás problemas para poder justificar tus ingresos y podrían sancionarte por no gestionar correctamente una contabilidad a la que estás obligado por ley al ejercer una actividad económica.