Las inspecciones de trabajo pueden suceder en cualquier momento, por lo que es importante estar preparado y cumplir la legislación vigente. Aunque pueden resultar un quebradero de cabeza, recuerda que la mayoría de las inspecciones de trabajo son rutinarias y que no siempre parten de una denuncia previa.

El último Informe Anual de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que recoge los datos del año 2017, indica que el número total de denuncias presentadas y admitidas a trámite ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social fue de 78.188, habiéndose finalizado 520.348 órdenes de servicio, de las que 256.748 tienen un origen planificado por la propia Inspección.

Durante ese año, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social inspeccionó 366.946 centros de trabajo pertenecientes a 287.560 empresas, dando lugar a 1.012.234 actuaciones, siendo las más habituales las que giraban en torno a la Seguridad Social, seguido de Prevención de Riesgos Laborales y Empleo y Extranjería. En total, durante el año 2017 se detectaron 85.421 infracciones a la legislación del orden social, con un importe de las sanciones propuestas de 279.220.117 euros.

Que llegue el momento de una inspección es prácticamente inevitable en cualquier empresa de medio-largo recorrido. Si quieres que la situación no se resuelva con una sanción, te damos unos consejos.

¿Qué hacer si un inspector llama a tu puerta?

En primer lugar, déjalo pasar. No es necesario que el inspector haya enviado un aviso previo de la visita, aunque debe estar correctamente identificado. Negarle la entrada, la identificación propia o la de los trabajadores son faltas graves que implican grandes multa. Como es lógico, tampoco se debe coaccionar ni amenazar.

Acompáñalo durante el recorrido, pero de forma pasiva: ni lo guíes ni entorpezcas el acceso a determinadas zonas. Dedícate a acompañarlo y a facilitarle toda la información y documentación que solicite.

Los papeles que puede reclamarte un inspector

Lo más conveniente es tener la documentación localizada en una misma carpeta. Los documentos que suelen pedir los inspectores son los siguientes:

  • Libro de visitas
  • Documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social en el régimen correspondiente
  • Escritura de constitución de la sociedad
  • Justificantes del abono de las cuotas o prestaciones de Seguridad Social
  • Los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo
  • Autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores extranjeros.
  • Cuadro horario y calendario laboral.
  • Parte de Alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
  • Recibos de los  salarios
  • Declaración del Impuesto de Sociedades
  • Libro Mayor, balances y registros contables, incluidos los programas informáticos y archivos en soporte magnético
  • Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190)
  • Declaración de operación con terceros (modelo 347)
  • La documentación exigida sobre prevención de riesgos laborales
  • Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social
  • Inscripción en el IAE
  • Resumen de las horas extra de los empleados

En el caso de que el inspector solicite un papel que no tienes disponible en ese momento, tienes derecho a presentarlo en un plazo determinado. El inspector escribirá en su informe los documentos pendientes de entrega y podrá citar a la empresa para la entrega del material. En el caso de que los documentos no se entreguen, existe el riesgo de que se imponga una sanción.

Además, el inspector podrá entrevistar libremente a cualquiera de los trabajadores. Si intentas impedirlo o coaccionar al empleado para que no responda libremente te expondrás a una multa por obstrucción a la labor inspectora. El funcionario también podrá pedirte las claves de los ordenadores, sacar vídeos y tomar fotos. Este comportamiento tampoco está fuera de lo habitual, así que no te pongas nervioso y deja al inspector hacer su trabajo.