Excel es un programa tremendamente normalizado en el ámbito empresarial, que se puede abrir en prácticamente todos los equipos, eliminando así problemas de compatibilidad. Esta razón, sumada a las facilidades de cálculo que ofrecen sus tablas, hace que Excel sea una plataforma perfecta para presentar presupuestos a los clientes.

¿Para qué sirven las plantillas de presupuestos?

Crear una plantilla de presupuesto facilitará mucho el trabajo posterior, ya que sólo tendremos que cambiar algunas descripciones y cifras, así como los datos de la empresa a la que vamos a prestar el servicio, por lo que el resto de la plantilla no necesitará ser modificada.

En primer lugar, debes crear compartimentaciones en la hoja de Excel, cada una de ellas dedicada a distintos fines. Los datos de tu empresa deben en ir en un marco o cuadrícula (C.I.F., nombre, población, teléfono, dirección…), mientras que los datos del cliente deben recogerse en otro, que puede situarse a la derecha del primero. Incluir los datos de las dos empresas facilitará a ambas partes la toma de contacto posterior.

También deberás crear un marco que aúne los datos del presupuesto en sí, tales como número, fecha del presupuesto, fecha de validez y un enunciado identificativo que resuma la naturaleza de los servicios o productos que ofreces. Una buena opción es situarlo bajo los dos marcos anteriores, de forma que ocupe el ancho de estos (aunque sea más estrecho).

Tipos de presupuesto

Al utilizar una plantilla de Excel de presupuesto, es importante tener en cuenta que no existe un único modelo, sino que se pueden elaborar distintos tipos en función de los objetivos de la empresa o de las finanzas personales. Entre los más comunes destacan:

  1. Presupuesto empresarial
     Recoge los ingresos y gastos estimados de una organización en un período determinado. Incluye partidas como ventas, costes operativos, inversión y beneficios esperados.
  2. Presupuesto operativo
     Se centra en las actividades del día a día de una empresa: producción, compras, ventas, logística, entre otros.
  3. Presupuesto de caja o flujo de efectivo
     Controla las entradas y salidas de dinero en efectivo, ayudando a anticipar necesidades de liquidez y evitar problemas de tesorería.
  4. Presupuesto de proyectos
     Diseñado para estimar los costes asociados a un proyecto concreto, incluyendo materiales, mano de obra, recursos tecnológicos y tiempos de ejecución.
  5. Presupuesto maestro
    Integra diferentes tipos de presupuestos (operativo, financiero, de ventas, etc.) en un plan global para la empresa.

¿Qué campos necesita tu presupuesto?

El marco más importante es el que recoge las diferentes partes del presupuesto:

En la primera columna deberás introducir la descripción del servicio o producto, aunque para la plantilla puedes dejar puesto un ‘Descripción1’, para así editarlo cuándo lo necesites. Esta columna deberá ser la más ancha, ya que deberás introducir varias palabras. Por ejemplo: tareas de limpieza post- obra. Si tus productos tienen código, crea una columna anterior e indícalo ahí.

La segunda de las columnas debería ser ‘Cantidad’ o ‘Unidades’. A continuación deberías incluir la columna de ‘Precio’ y la de ‘Descuento’. Después de esta columna, para facilitar la comprensión del presupuesto, incluye una columna con el precio tras el descuento, ‘Precio Dto’. Por último, incluye una última columna de ‘Importe’ de cada producto.

No olvides introducir en las celdas  de ‘Precio Dto’ e ‘Importe’ las fórmulas necesarias para apliquen el descuento necesario y multipliquen el precio con descuento por las unidades del producto o servicio. Necesitarás una última celda que sume los diferentes importes. A esta la llamarás 'Total'.

Incluye el logo de tu empresa en el encabezado del presupuesto y, si lo deseas, utiliza para las tablas colores que vayan en concordancia con la imagen de marca.

Para hacer el presupuesto más intuitivo y visual, puedes echar mano de gráficos que representen que categorías tienen más peso en el presupuesto, o incluso la evolución de la inversión, si se trata de un presupuesto variable mensualmente.

¿Qué debes evitar en una plantilla presupuesto?

  • Datos inconcretos: Un presupuesto debe incluir todo aquello que consideres oportuno para llevar a cabo el trabajo que el cliente te ha solicitado. Además, en la medida de lo posible, debes desglosar y detallar cada uno de los costes que se van a tener en cuenta para ejecutarlo. No ser del todo claro puede hacer que tu cliente no te seleccione para llevar a cabo el trabajo.
  • No hacer mención a los impuestos: Aunque los presupuestos no tienen por qué detallar impuestos, es interesante que incluyas al menos el porcentaje que ha de aplicarse. Sobre todo si se trata de un cliente particular, el IVA es algo que no va a poder desgravarse y, por lo tanto, un coste que incrementa el valor final del producto o servicio que está comprando.
  • Basarte únicamente en un precio bajo: Aunque los presupuestos que se eligen suelen ser los más económicos, la relación calidad-precio va a ser una variable que tu cliente tenga muy en cuenta para decidir. Por eso, asegúrate de dejar claro en la descripción de cada uno de los detalles del presupuesto los matices que te diferencian, en cuanto a calidad, de otras empresas similares.
  • Gastos que no se incluyen: Aunque muchos profesionales creen que un buen presupuesto debe detallar solo aquello que el cliente ha indicado, la realidad es que a veces el consumidor final no es consciente de que necesita extras. Lo mejor es detallarlos en un recuadro separado indicando las ventajas que tendría optar por ellos sin resultar demasiado comercial. El cliente valorará la sinceridad y el trabajo de investigación que ha supuesto incluir otras opciones que podrían dar mejores resultados.
  • Datos de contacto: Tus datos de contacto deben ser claros y bien visibles. En caso de que quien recibe el presupuesto quiera ponerse en contacto contigo, debería tener varias opciones para hacerlo. Es imprescindible indicar un teléfono, una dirección de correo electrónico y el domicilio de la sede física de tu actividad.
  • Formato de presupuesto: Elegir una plantilla presupuesto personalizable te ayudará a conseguir una imagen más profesional de tu empresa. Por el contrario, optar por folios en blanco o materiales que no se pueden retocar digitalmente crea una sensación de mucha menor cercanía, a la vez que pueden ser tachadas de poco avanzadas en cuanto a la tecnología empleada.