En esta época estival, el periodo vacacional suele tener una relevancia especial. Dependiendo del sector al que te dediques y los convenios que tengas establecidos, hay algunas empresas que obligan a tomarse, al menos parcialmente, todo el periodo durante el mes de agosto, o incluso cierran.

El principal objetivo es satisfacer tanto las necesidades del empleado como mantener la productividad empresarial, todo ello sin mermar el buen ambiente laboral ni la confianza depositada por y en ambas partes.

¿Qué debo tener en cuenta acerca del periodo vacacional?

  • Lo más importante es que ambas partes sean conocedoras de la legislación pertinente, pues ésta varía, al igual que los convenios colectivos, dependiendo de dónde esté establecida la empresa. De todos modos, en España, en ningún caso el periodo vacacional puede ser inferior a 30 días naturales por año trabajado.
  • El número de días de descanso deben estar recogidos en convenio colectivo, en contrato individual o en ambos.
  • Las vacaciones laborales no pueden sustituirse por dinero en ningún caso si se trata de un empleado en plantilla. Únicamente podría darse esta excepción por cese de actividad laboral sin haberse disfrutado previamente.
  • Si se trata de contratos temporales y no se han podido disfrutar las vacaciones legales mínimas porque la estancia en la empresa no ha coincidido en ese periodo, se deberá abonar al/la trabajador/a la parte proporcional junto con el salario.
  • Cuando el periodo vacacional coincide con una incapacidad laboral que derive en baja, incluyendo la de maternidad y embarazo, paternidad o periodo de lactancia, el/la trabajador/a tendrá derecho a disfrutar sus vacaciones en una fecha distinta.

Errores comunes al coordinar las vacaciones de los trabajadores

Uno de los mayores retos para las pymes y empresas en general es organizar de forma justa y eficiente las vacaciones del equipo. 

  • Sin una planificación adecuada, pueden aparecer conflictos entre compañeros, caídas en la productividad o falta de cobertura en momentos clave.
  • Entre los errores más frecuentes está no anticiparse y dejar que las solicitudes se acumulen a última hora, lo que genera desorganización y posibles tensiones. 
  • También es un fallo común no contar con un registro claro de las vacaciones ya tomadas y pendientes, lo que provoca desigualdades.
  • Finalmente, un error clave es no comunicar de forma transparente los criterios para aprobar o rechazar solicitudes, lo que puede afectar al clima laboral.

Cómo establecer el orden de prioridad

Definir un orden claro de prioridad para asignar vacaciones es fundamental para evitar malentendidos. 

Algunas empresas optan por el sistema de “primero en solicitar, primero en ser aprobado”, mientras que otras priorizan la antigüedad o la situación personal de cada trabajador (como la conciliación familiar). 

Otra alternativa es la rotación anual: si alguien tuvo preferencia en un año, al siguiente se da prioridad a otros. Lo importante es establecer estas reglas con antelación y comunicarlas a todo el equipo para garantizar transparencia. Además, conviene mantener flexibilidad para casos excepcionales, de manera que la política no se perciba como rígida o injusta.

Herramientas para gestionar las vacaciones

  • Sesame HR: Plataforma especializada en la gestión de equipos que permite a los empleados solicitar vacaciones desde su perfil y a los responsables aprobarlas fácilmente. Ofrece calendarios compartidos, control de ausencias y también funcionalidades de fichaje horario.
  • Factorial: Una solución integral de recursos humanos que, además de gestionar vacaciones y ausencias, incluye módulos de nóminas, evaluaciones de desempeño y control documental. Es muy utilizada por pymes por su facilidad de uso y escalabilidad.
  • Bizneo HR: Software modular que se adapta a las necesidades de cada empresa. Su sistema de gestión de vacaciones está integrado con otros procesos de RRHH como reclutamiento, formación y desempeño. Ideal para compañías en crecimiento que buscan centralizar la gestión de talento.
  • Planday: Herramienta orientada a la planificación de turnos y horarios que también incluye un sistema de control de ausencias y vacaciones. Muy útil para negocios con plantillas que trabajan en rotación o con horarios variables.

Kenjo: Solución de RRHH en la nube que combina gestión de ausencias, reclutamiento, evaluaciones y analítica. Su interfaz es intuitiva y permite a los empleados gestionar sus solicitudes desde cualquier dispositivo.