Por qué usar la factura electrónica para pymes

El uso de la factura electrónica en pymes se ha disparado en los últimos años, impulsada tanto por el cambio regulatorio en España como por las ventajas que supone este formato. 

Los beneficios de adoptar la facturación electrónica en pymes son múltiples, siendo el principal una mayor agilidad y seguridad en la gestión financiera. A estas ventajas les acompaña la puesta en marcha de legislación en vistas a universalizar la adopción de facturas electrónicas. 

Con cada vez más soluciones accesibles y fáciles de implementar para la factura electrónica en pymes, se calcula que en 2022 un 36,17% de las facturas de las pymes españolas eran electrónicas. 

Pero, ¿qué razones hay para poner en marcha la facturación electrónica en pymes? Te lo contamos.

¿Qué es la factura electrónica? 

Una factura electrónica es un documento tributario que, al igual que una factura convencional, respalda la venta de bienes o la prestación de servicios. No obstante, en el caso de la versión electrónica, ésta se genera, transmite y recibe de manera electrónica. 

La factura electrónica comparte con las facturas convencionales el tipo de información que ha de contener: datos del emisor y receptor, número de factura, fecha, descripción de bienes o servicios, cantidad, precio unitario o importe total, entre otros. 

No obstante, se almacena y transmite en formato digital (por lo general, PDF, XML o UBL), facilitando el procesamiento automático. Además, la factura electrónica también se envía a través de medios electrónicos, ya sea a través del correo electrónico, sistemas de facturación específicos, u otros. 

Normativa de la factura electrónica para pymes

La facturación para pymes en España va a dar un giro hacia la versión electrónica a partir de la publicación de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de empresas. 

Esta normativa es la que establece la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos (en los plazos que indicamos a continuación). 

Obligaciones de la pymes para factura electrónica 

La ley recoge en su artículo 12 cómo la factura electrónica va a ser obligatoria para cualquier operación entre autónomos y empresas.

También es esta normativa la que establece las tres características fundamentales con que debe contar una factura electrónica:

• Ser legible mediante tecnología informática 
• Incorporar una firma electrónica avanzada en vistas a verificar su autenticidad 
• Emplear un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) u otros medios aprobados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para garantizar su integridad

A su vez, la ley prevé una serie de fechas límite para la adopción de la factura electrónica, con los siguientes plazos:

• Primavera/verano 2025: obligatoria para empresas o autónomos con facturación anual superior a 8 millones de euros
• Primavera/verano 2026: obligatoria para todas las empresas y autónomos, independientemente de su facturación

Además de estas obligaciones, la ley prevé multas de hasta 10.000 euros para posibles transgresiones, dependiendo del tipo de infracción cometida.

Ventajas de la facturación electrónica

• • Mayor eficiencia en tareas administrativas en comparación con la creación manual de facturas en papel. Esto aplica también a tareas vinculadas a la gestión documental, como la recuperación de facturas
  • Ahorro de costes vinculados al papel, impresión y envío postal, así como los relacionados con el almacenamiento físico 
  • Cumplimiento legal y fiscal, en vistas a las obligaciones que acabamos de describir para la facturación de pymes en España

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