Factura de anticipo: qué es y cómo se declara

Aunque la emisión de una factura de anticipo puede generar dudas, se trata de una práctica común en muchos negocios que puede resultar beneficiosa tanto para proveedores como clientes. Además, estas dudas pueden intensificarse en el momento actual, en el que están sucediendo grandes cambios en todos los formatos con la llegada de la factura electrónica. 

En este contexto, compartimos una guía paso a paso para elaborar una factura de anticipo de clientes de forma correcta. ¡No pierdas detalle! 

¿Qué es una factura de anticipo? 

Una factura de anticipo es un documento financiero que se emite para recibir un pago por adelantado antes de que se complete un trabajo o se entregue un producto. 

Este documento es útil para registrar el pago recibido antes de que se realice la entrega final. Aunque algunos negocios nunca lleguen a utilizarlas, resulta común en sectores como la construcción, la consultoría, el diseño y la fabricación, donde los proveedores requieren fondos para iniciar un proyecto (por ejemplo, por tener que adquirir materiales para llevar a cabo el servicio). 

Aunque cada factura de anticipo es diferente dependiendo de las condiciones pactadas, es común que las cantidades anticipadas supongan entre un 30 y un 50% del valor total.

¿Cómo se hace una factura de anticipo? 

En ciertos aspectos, la elaboración de una factura de anticipo es exactamente igual a la de una factura corriente. Por ejemplo, debe contar con todos los elementos típicos de una factura ordinaria, incluyendo:

• Datos fiscales de emisor y receptor: nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal (si es una empresa)
• Detalles de la transacción: bienes vendidos, cantidades, precio unitario, total, impuestos y condiciones de pago (métodos de pago y plazos acordados)
• Fecha de emisión
• Número de factura

Más allá de estos datos básicos, en el caso de una factura de anticipo, el proceso es el siguiente:

• Se realiza una primera factura, que es la factura de anticipo, en la que se detalla el importe y los impuestos a aplicar. Además, es importante mencionar que puede realizarse más de una factura de anticipo, en caso de que así se acuerde entre proveedor y cliente.

Como ejemplo: si el total del servicio es de 3.000 euros y se ha acordado un anticipo del 50%, la factura de anticipo deberá ser emitida con un importe de 1.500 euros en concepto de anticipo. A esta cantidad se le aplicará el IVA correspondiente e IRPF si correspondiera (en caso de ser una factura a otro negocio y no a un particular).

• Con la entrega del producto o al finalizar el servicio, se genera una segunda factura. En este caso, en el concepto debe aparecer la cantidad total, a la que se le resta el anticipo (antes de impuestos). Será a la cantidad restante a la que se apliquen los correspondientes impuestos.

Siguiendo el ejemplo de más arriba, esta segunda factura debería incluir en el concepto como cantidad total 3.000 euros, restando el anticipo de 1.500, de modo que el subtotal antes de impuestos es 1.500 euros. A esta cantidad después se le aplicarán IVA e IRPF (cuando corresponda).

¿Cómo se contabilizan? 

Otra de las dudas que surge a menudo sobre cómo hacer una factura de anticipo es cómo contabilizarla. En este caso, tanto la factura de anticipo como la emitida tras finalizar el servicio funcionan de igual modo que una factura habitual. Así, solo se diferencian de otras facturas en el concepto, donde aparece especificada la cantidad anticipada.

En cualquier caso, en vistas a simplificar los procesos de facturación y contabilización de todo tipo de facturas (incluidas las de anticipo), aparecen plataformas como la solución eFactura de BeeDIGITAL. Dirigida a pymes, profesionales y autónomos, ofrece todas las funcionalidades necesarias para emitir facturas en formato estructurado, Facturae, y facilitar su tratamiento automatizado.

En un proceso como el de la facturación, que a menudo puede resultar complejo y consumir demasiado tiempo para los pequeños negocios, este tipo de plataformas aportan un alto valor. Además, suponen un apoyo inestimable para cumplir con la normativa de facturación electrónica, que afectará a empresas de cualquier tamaño a partir de 2025. En este sentido, se calcula que las pymes han reconocido el valor de este tipo de facturación desde hace tiempo, pues ya desde 2022 un 36,17% de las facturas en las pymes españolas fueron electrónicas.

Beneficios del anticipo de facturas

La factura de anticipo resulta ventajosa tanto para proveedor como cliente por las siguientes razones:

• Desde el punto de vista del proveedor, resulta una garantía de pago de al menos una parte del proyecto antes de comenzar a trabajar en él
• A su vez, puede resultar un flujo de efectivo útil para financiar los costos iniciales del proyecto (por ejemplo, para aquellos productos o servicios que requieran de la compra de materiales o la contratación de personal).
• De parte del cliente, la factura de anticipo también puede funcionar como garantía de compromiso para comenzar el trabajo, ya que el proveedor a menudo prioriza proyectos en los que ya ha recibido un adelanto y a los que, por lo tanto, puede asignar recursos.