La obligación de la factura electrónica aparece como uno de los cambios clave en los procesos de las empresas. 

Un paso importante de cara a la actualización y digitalización de transacciones, la normativa sobre la factura electrónica trae importantes cambios en cuanto a los formatos en que se permitirá la emisión de facturas para algunos tipos de negocios.

Ya en 2022, un 36,17% de las facturas en las pymes españolas eran electrónicas. Un porcentaje que está llamado a dispararse en los próximos meses tras la aparición de la nueva normativa respecto a la obligación de hacer factura electrónica.

El motivo subyacente para la digitalización de la facturación es que este tipo de documento permite acceder a una serie de beneficios: desde aumentar la seguridad en las transacciones, hasta mejorar la adherencia a la normativa fiscal. Para las empresas, la factura electrónica puede ser una vía para mejorar sus procesos internos, reduciendo costes y optimizando la gestión y almacenamiento seguros de este tipo de documentos. 

A su vez, la ley viene apoyada por la aparición del Kit digital para factura electrónica, un bono que facilita el acceso a herramientas de facturación electrónica a pymes y autónomos que aún no hayan implantado este tipo de soluciones.

¿Quieres saber cuándo será obligatoria la factura electrónica? Te contamos todo lo que necesitas saber.

¿Qué es la factura electrónica? 

Una factura electrónica es un documento comercial y fiscal que se emite y envía a través de medios electrónicos. 

Al igual que las facturas convencionales, este documento se encarga de registrar una transacción de compraventa de bienes o servicios. La diferencia es que lo hace en formato electrónico, siendo válidos diversos formatos (PDF, XML o UBL) y métodos de envío (incluyendo sistemas de facturación electrónica, portales web o plataformas de intercambio de datos estructurados).

¿Qué dice la ley sobre la factura electrónica? 

Además de establecer plazos respecto a la obligación de la factura electrónica, la normativa también menciona algunas características específicas que deben incorporar las facturas electrónicas para garantizar su validez:

  • Ser legible mediante un programa informático tanto para emisor como para receptor
  • Contar con una firma electrónica avanzada para certificar su autenticidad
  • Emplear un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) o cualquier medio aprobado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para garantizar su integridad

Más allá de estas características específicas de la factura electrónica, este tipo de documento se rige por las mismas leyes que el resto de facturas. Así, debe contener los mismos detalles (datos del emisor y receptor, detalles de la transacción, fecha de emisión, número de factura, total a pagar y los términos de pago).

Cuándo se debe emplear una factura electrónica

La factura electrónica ya es obligatoria en muchos trámites y todo indica que terminará por sustituir totalmente a las facturas convencionales.

Por un lado, ya es obligatorio que los negocios que presten servicios a las administraciones públicas emitan facturas electrónicas, siempre que las cantidades superen los 5.000 euros. Aquí se incluyen, entre otras:

  • Facturas dirigidas a la Administración General del Estado, de las Comunidades Autónomas y a la Administración Local.
  • Facturas dirigidas a organismos autonómicos.
  • Facturas dirigidas a universidades públicas.
  • Facturas dirigidas a los órganos competentes del Congreso de los Diputados, del Senado, del Consejo General del Poder Judicial, del Tribunal Constitucional, del Tribunal de Cuentas, del Defensor del Pueblo, de las Asambleas Legislativas de las Comunidades Autónomas y de las instituciones autonómicas análogas al Tribunal de Cuentas y al Defensor del Pueblo.
  • Facturas dirigidas a entidades de derecho público que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad.

En vistas al incremento del uso de este tipo de documento digital, se ha creado el portal FACeB2B para la transmisión y gestión de estas facturas. La plataforma, además, ya permite su uso para la transmisión de facturas electrónicas entre dos empresas privadas, más allá de las gestiones con el sector público.

Además, está a la espera de aprobación definitiva la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas que, entre otras medidas, establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para las empresas españolas.

En otras palabras, la factura electrónica será universal y obligatoria en un futuro próximo. Las empresas que facturen más de ocho millones de euros anuales tendrán 12 meses para adaptarse a esta obligación, después de la publicación oficial de esta ley.  Para el resto de las empresas, pymes y autónomos, se establecerá previsiblemente un calendario gradual durante los próximos 3 años.

¿Cuándo entrará en vigor la factura electrónica en España? 

La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de empresas estableció una serie de plazos que se han ido cumpliendo para que la obligación de hacer factura electrónica fuese de forma progresiva. 

Actualmente, la obligación de la factura electrónica es para cualquier empresa que realice transacciones de compraventa con el sector público, así como para empresas o autónomos con facturación anual mayor a 8 millones de euros. 

El siguiente hito aparece en primavera/verano de 2025, momento en el que la obligación de implementar la factura electrónica se aplicará a todas las empresas y autónomos, independientemente de su facturación.

¿Cómo gestionar la facturación electrónica?

La gestión de la emisión y recepción de facturas electrónicas es posible gracias a programas de software diseñados específicamente para ello. Este tipo de programas permiten crear facturas electrónicas, añadir la firma electrónica y enviar o recibir facturas electrónicas. 

Para la elección de la plataforma adecuada, es preciso emplear un software que incorpore mecanismos previstos por la legislación española. Además, conviene decantarse por una solución que se adapte a las necesidades de la empresa y su tamaño. 

Es aquí donde destaca la herramienta de factura electrónica de Beedigital, compatible con el bono Kit Digital. Una plataforma diseñada para ayudar a pymes y autónomos a digitalizar sus flujos de facturación y cumplir con las obligaciones de factura electrónica recogidas en el Real Decreto 1619/2022.

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