Existen ciertos mitos sobre el proceso para implementar un ERP que lo tachan de difícil y altamente disruptivo. No obstante, la realidad es que, si se sabe cómo, implementar un ERP es un reto salvable y cuyos beneficios superan con creces estas potenciales dificultades.

Por ello, vamos a hacer un repaso a los pasos principales para implementar un ERP, con especial atención a implementar un ERP en pymes.

Beneficios de implementar un sistema ERP

Adoptar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) ofrece a las empresas una ventaja competitiva al integrar en una misma plataforma todos los procesos clave del negocio: finanzas, compras, ventas, inventario, producción o recursos humanos. Entre sus principales beneficios destacan:

  1. Centralización de la información
     Un ERP unifica todos los datos de la empresa en un único sistema. Esto evita duplicidades, errores y pérdida de información, mejorando la coordinación entre departamentos.
  2. Mayor eficiencia operativa
     Al automatizar tareas repetitivas (facturación, gestión de inventario, nóminas), se reduce la carga administrativa, lo que permite que los equipos se concentren en actividades estratégicas.
  3. Mejora en la toma de decisiones
     Los ERP incluyen módulos de análisis e informes en tiempo real. Gracias a esta visibilidad, los directivos pueden anticiparse a problemas, optimizar recursos y diseñar estrategias basadas en datos fiables.
  4. Reducción de costes
     La optimización de procesos, la mejora en la gestión de inventario y la reducción de errores administrativos permiten un ahorro significativo a medio y largo plazo.
  5. Escalabilidad
     Los ERP se adaptan al crecimiento del negocio. A medida que la empresa incorpora nuevos procesos o abre sedes en distintas ubicaciones, el sistema puede ampliarse con módulos adicionales.
  6. Cumplimiento normativo y trazabilidad
     Muchos ERP incluyen funcionalidades que ayudan a cumplir normativas fiscales, laborales o de calidad, además de garantizar la trazabilidad en operaciones (muy útil en sectores como alimentación o farmacéutico).

Mejor atención al cliente
 Al tener acceso rápido y actualizado al historial de cada cliente, los equipos comerciales y de soporte pueden ofrecer un servicio más personalizado y eficiente.

¿Cuándo implementar un ERP en la empresa? 

Son muchas las empresas que se plantean transformar muchos de sus procesos y mejorar utilizando un sistema ERP.

No obstante, el primer paso es saber cuándo un negocio está preparado para dar este paso y acceder a los beneficios de una plataforma orientada a automatizar y unificar la gestión de procesos y recursos.

Algunas claves para detectar este momento incluyen:

  • Tener en cuenta qué necesidades operativas tiene un negocio. Esto incluye detectar si los procesos en torno a la gestión de recursos (por ejemplo, financieros) podrían beneficiarse de automatizaciones y eficiencias que supone el ERP. Lo ideal, de hecho, es implementar el ERP antes de que estos procesos empiecen a entorpecer el funcionamiento del negocio.
  • Considerar el momento del año. Es una buena opción elegir un momento en el que la empresa pueda permitirse dedicar tiempo específico a la implementación (por ejemplo, meses en los que el volumen de trabajo sea menor).
  • Garantizar que es posible comunicar la transición a los empleados antes de la implementación. Implementar un ERP pasa por garantizar la formación de los trabajadores en el uso de esta herramienta.
    Es más, un informe de Panorama Consulting Group detectó que todas las organizaciones que tuvieron en cuenta la comunicación con sus empleados antes de la implementación del ERP describieron la implementación como exitosa. Sin embargo, en las empresas que decidieron que esta comunicación se diera durante o después de la implementación, solo el 86% consideraron que fue un proceso exitoso.

Fases en la implantación de un ERP 

Organización 

En este momento se debe, por un lado, identificar los objetivos de implementar un ERP. Es decir, definir qué se espera que el ERP logre para la empresa. El momento de la organización es también el punto en el que es aconsejable elegir un Project Manager que se centre en hacer de la implementación un éxito. También es aquí cuando se elige el software ERP más adecuado, de acuerdo a los objetivos definidos más arriba.

Implantación 

El proceso de implantación describe diferentes acciones que van desde la configuración del sistema de acuerdo a las necesidades de la empresa (los ERP son programas muy personalizables) hasta la migración de datos. 

Capacitación 

Llega el momento de instruir a los empleados para que aprendan a utilizar el software y resolver los potenciales problemas que puedan aparecer.

Análisis 

En esta fase, se trata de determinar si los pasos anteriores se han dado correctamente para lograr todos los objetivos que la empresa se había propuesto al implementar un ERP.

Pruebas previas en entornos reales 

La forma de comprobar esta alineación pasa por realizar pruebas en entornos reales, es decir, poner en marcha el sistema de acuerdo al tipo de situaciones que los usuarios van a encontrarse. Se trata de la prueba final antes de poner el software en marcha.

Uso total del ERP

Tras realizar los últimos ajustes, la empresa puede comenzar a utilizar el ERP. No obstante, es importante comprender que el uso de este tipo de herramientas está abierto a un proceso de mejora continua. Accediendo a estadísticas sobre uso, y comparando en todo momento con los objetivos marcados, es posible mejorar procesos y garantizar que la alineación con las expectativas se mantiene en el tiempo.

Los problemas más comunes al implementar un ERP, ¡evítalos!

  • Elegir el software incorrecto. Es importante que las empresas analicen qué tipo de software necesitan, ya que el programa elegido por una multinacional difícilmente tendrá encaje con un ERP específico para pymes.
  • Falta de flexibilidad. Las empresas deben estar preparadas para adaptar sus procesos a los cambios que la implantación del ERP va a suponer. Se incluye en esta categoría la bien conocida “resistencia al cambio” de muchas organizaciones o empleados, para quienes transitar esta transformación puede resultar más complicado.