¿Qué es la comunicación interna?

La comunicación interna es el conjunto de procesos, estrategias y herramientas que una empresa utiliza para transmitir información entre sus miembros. Su objetivo principal es garantizar que los empleados estén alineados con la misión, visión y objetivos de la organización, además de facilitar el flujo de información entre los distintos departamentos y niveles jerárquicos.

Importancia de la comunicación interna en la empresa

Una comunicación interna eficiente aporta múltiples beneficios:

  • Cohesión organizacional: Fomenta el sentido de pertenencia y el trabajo en equipo.
  • Motivación y productividad: Cuando los empleados están bien informados, se sienten más valorados y comprometidos.
  • Reducción de conflictos: Minimiza malentendidos y mejora el clima laboral.
  • Agilidad en la toma de decisiones: La información fluye más rápido y permite actuar de manera eficaz.
  • Alineación con los objetivos: Garantiza que todos trabajen en la misma dirección.

Tipos de comunicación interna

La comunicación dentro de una empresa puede clasificarse en diferentes tipos:

  • Comunicación descendente: Flujo de información de la dirección hacia los empleados (instrucciones, políticas, objetivos).
  • Comunicación ascendente: Información que los trabajadores transmiten a sus superiores (sugerencias, informes, retroalimentación).
  • Comunicación horizontal: Se da entre empleados o departamentos del mismo nivel jerárquico para coordinar tareas y proyectos.
  • Comunicación informal: Surge de manera espontánea entre los miembros de la organización y, aunque no es oficial, influye en el clima laboral.

Comunicación interna ante nuevos fichajes

Los procesos de comunicación interna para gestionar un nuevo trabajador deben ir en dos direcciones. Por un lado, será vital elaborar un manual de bienvenida: una herramienta que permita al recién llegado consultar las dudas frecuentes sobre su puesto y que incluya también las normas internas y el convenio propio, si se tiene.

Por otro lado, la comunicación interna se debe ocupar igualmente de mantener informada a la plantilla de los últimos acontecimientos en la empresa y esto incluye los motivos de contratar a nuevos empleados.

Así, conviene en primer lugar difundir el cambio en la plantilla con connotaciones positivas. Por ejemplo, puedes convocar una reunión en la que destacar las funciones que va a cumplir el recién llegado, qué papel tiene en el organigrama de la empresa y cómo puede facilitar al resto de trabajadores el cumplimiento de sus objetivos. De este modo, se trata de alentar a los empleados veteranos a entender el nuevo fichaje como algo positivo.

Además, también puede ser eficaz la celebración de un pequeño evento de modo que tanto el nuevo trabajador como los veteranos puedan conocerse mejor y establecer sinergias positivas. Generar un buen ambiente en la oficina tiene muchas ventajas.Pasar tiempo juntos en un contexto no laboral reforzará la confianza entre los trabajadores, mejorará su comunicación y en general fortalecerá todos los procesos en la oficina.

Está asimismo comprobado que destinar algo de tiempo a aplicar técnicas de team-building multiplica el buen ambiente en la oficina, la seguridad de los trabajadores sobre sus capacidades y su productividad.

De igual modo, el equipo encargado de la comunicación interna debe estar atento a los posibles rumores que puedan generarse con la llegada del nuevo empleado. De detectarse alguna duda que pueda poner en peligro el buen ambiente en la oficina, será necesario implementar un plan de comunicación eficaz (a través de herramientas como circulares, newsletters o reuniones) que se  clarifiquen los motivos del fichaje y destierren de forma definitiva los temores de la plantilla.

Siete recursos para asegurar una buena comunicación interna

  1. Crea un manual de bienvenida: Los nuevos empleados agradecerán tener una herramienta a la que recurrir a la hora de consultar las dudas frecuentes. Les dará seguridad y les hará ver que todos los empleados de la empresa cuentan con los mismos derechos. Este manual debe repartirse también entre los trabajadores más antiguos y debe incluir la misión, política, objetivos y valores de la empresa, además de un organigrama de orientación y una lista con los procedimientos básicos,  las normas internas o el convenio propio, si se tuviese.
  2. Pon un buzón de sugerencias: La comunicación interna no es efectiva si sólo funciona en una dirección. Para que esto no suceda, establece un buzón de sugerencias para que los empleados puedan hacer llegar a la dirección los problemas con los que se encuentran en el día a día y puedan aportar sus ideas para mejorar. También sería conveniente que, si el volumen de sugerencias lo permite, se dé respuesta a estas, comunicando en la intranet de la empresa las decisiones que se han tomado al respecto.
  3. Abre nuevos canales de comunicación: Desde el tradicional tablero de anuncios –que aunque pueda parecer desfasado, es una forma muy efectiva y visual de transmitir información-, hasta circulares, newsletters, revistas internas corporativas… De esta forma, los trabajadores estarán al día de las novedades de la empresa y podrán implicarse en actividades que fomentarán el sentimiento de pertenencia.
  4. No olvides las reuniones: Las reuniones cara a cara son esenciales para cohesionar equipos y que los diferentes departamentos se conozcan y aprendan a trabajar juntos. Sin embargo, convócalas cuando sean necesarias, porque abusar de este recurso hará que los empleados tengan la sensación de perder el tiempo.
  5. No te olvides de lo multimedia: La creación de contenido audiovisual es una buena estrategia para comunicar procedimientos o nuevas normativas de una forma atractiva y rápida. Es más probable que los empleados visualicen un vídeo explicativo de unos minutos que el hecho de que realmente se lean una circular de varias páginas.
  6. Reconoce los éxitos: Muchos empleados abandonan las compañías por falta de reconocimiento. Comunicar a los empleados la satisfacción con el trabajo diario, el cumplimiento de los objetivos o felicitarlos por un gran logro los estimulará a trabajar mejor y evitará el abandono de mucho talento humano.
  7. Organiza eventos fuera de la oficina: Las técnicas de team-building mejoran el compromiso, bienestar y satisfacción de los trabajadores. Escoge actividades que refuercen el sentimiento de pertenencia a un equipo, pero que sean divertidas y difieran de un día de trabajo normal en la oficina: acampadas, excursiones, juegos, deportes…

Herramientas de la comunicación interna

Hoy en día, las empresas cuentan con múltiples herramientas para mejorar la comunicación con sus equipos:

  • Intranet corporativa: Espacio centralizado para compartir noticias, documentos y recursos.
  • Email corporativo: Herramienta básica para la transmisión formal de información.
  • Plataformas colaborativas: Herramientas como Slack, Microsoft Teams o Google Workspace permiten comunicación en tiempo real y gestión de proyectos.
  • Boletines internos: Newsletters periódicas con información relevante para los empleados.
  • Reuniones presenciales o virtuales: Favorecen el intercambio directo y la cohesión de los equipos.
  • Aplicaciones móviles corporativas: Ideales para empresas con plantillas descentralizadas o en movilidad.