Una base de datos es una colección de información estructurada, es decir, datos almacenados de forma electrónica en un ordenador o un servidor. Se trata de una herramienta muy útil para muchos procesos diferentes y para negocios de muy distintos tipos y de todos los tamaños. 

Por ello, analizamos los tipos de bases de datos que existen y qué usos pueden darse a una base de datos en una empresa.

1. ¿Cuáles son los tipos de base de datos? 

  • Centralizada: se trata de una base de datos que opera desde una misma localización (un solo sistema informático) y que se utiliza por organizaciones de gran tamaño.
  • En la nube: su funcionamiento es online, de modo que los datos son almacenados en un servidor, pero la información es accesible conectándose a través de internet. De este modo, es posible acceder a los datos desde diferentes localizaciones. Estos datos, además, deben estar encriptados para garantizar su confidencialidad.
  • Comercial: se trata de una base de datos que reúne información útil para algunos negocios (por ejemplo, listados de potenciales clientes con sus datos de contacto).
  • Distribuída: está disponible en diferentes dispositivos, de modo que son más rápidas y fiables.
  • NoSQL: se trata de un sistema no estructurado para las bases de datos, lo que le permite almacenar y procesar grandes cantidades de datos.
  • De código abierto (open-source): se trata de una base de datos de acceso y uso público y gratuito. Así, cualquier usuario que forme parte de la base de datos puede editarla y añadir su propia información.
  • Relacional: una base de datos que, a diferencia de los modelos NoSQL, incluye información estructurada. Son útiles, por ejemplo, cuando no es esencial que la base de datos tenga un gran potencial para crecimiento.

2. ¿Cuál es la diferencia entre una base de datos y una hoja de cálculo? 

Las bases de datos y las hojas de cálculo son dos formas eficientes de almacenar y clasificar información. No obstante, presentan diferencias en la manera en que se almacenan los datos, quién puede acceder a esta información y la cantidad de datos que pueden almacenarse. 

Así, por un lado, las hojas de cálculo: 

  • Fueron diseñadas originalmente para ser utilizadas por un único usuario o unos pocos
  • No suelen estar orientadas a manipular grandes cantidades de datos.
  • El manejo de los datos puede ser algo menos cómodo e intuitivo en las hojas de cálculo y, generalmente, se introducen datos de forma manual.

Por otro lado, las bases de datos:

  • Pueden ser utilizadas y alimentadas por muchos usuarios.
  • Generalmente guardan cantidades masivas de datos.
  • Esta información, además, puede ser extremadamente compleja.
  • Las bases de datos están diseñadas para que la información esté normalizada y para evitar duplicidades.
  • Normalmente contienen sistemas de búsqueda avanzada que facilitan obtener la información buscada más fácilmente.

3. Cómo crear una base de datos práctica

- Debe estar unificada: Para sacar el máximo rendimiento de una base de datos, evitando errores y redundancias, es necesario que esta se encuentre en un único archivo, y no fragmentada en diversos ficheros creados por diferentes empleados.

Los campos a cubrir en la base de datos han de ser los mismos, así que conviene elegir los datos que sean importantes para dirigir las campañas, pero no abusar de la recopilación innecesaria de estos: cuánto más datos haya, la base será más difícil de gestionar, así que no conviene recopilar datos que no aportan nada. No obstante, tampoco hay que ser rígido con la base de datos una vez creada: es conveniente dejar la flexibilidad suficiente para modificar el modelo e introducir mejoras que lo enriquezcan.

Microsoft Excel es una de las herramientas más comunes que se utilizan en el mundo empresarial para generar bases de datos y gestionarlas (puedes saber más aquí), pero hay otros programas de software, como los CRM (en inglés, Customer Relationship Management o Gestión de las relaciones con clientes), que pueden ayudar a crearlas.

- Debe ser personalizada: Existen multitud de recursos a los que recurrir para crear una base de datos: el Registro Mercantil, colegios profesionales, directorios impresos y online, publicaciones sectoriales… Algunas cámaras de comercio incluso facilitan listados ya elaborados, pero hay que tener en cuenta que la mejor base de datos para un negocio es la que se adapta a las necesidades y características del mismo. Para eso, nada mejor que construir una base de datos propia con los clientes y prospectos que estén realmente interesados en los productos o servicios ofrecidos.

- Debe mantenerse actualizada: Las personas cambian de cargo, de trabajo, de dirección, se jubilan… por lo que hacer una actualización periódica de la base de datos es una de las pautas fundamentales para que los esfuerzos de marketing no caigan en saco roto.

Algunas estadísticas señalan que un 3% de las bases de datos, como promedio, quedan desfasadas cada mes, lo que significaría que en un año un 36% de la base de datos está obsoleta. Establecer una frecuencia de actualización evitará que se malgasten recursos elaborando mensajes que no llegan a ninguna parte.

- Debe estar segmentada: Una base de datos segmentada permite personalizar la comunicación,  haciendo posible dirigir los mensajes que más pueden conectar con determinado público a un nicho de mercado concreto. La segmentación se puede hacer en base a múltiples factores: clientes o prospectos, cargo en la empresa, tipo de sector, facturación, fecha de la compra…

- Debe ser segura: Es necesario tomar precauciones para evitar errores que desvirtúen la base de datos, así como decidir qué personas o departamentos tendrán acceso a las base de datos y en qué rol (edición, consulta…).

También hay que tener en cuenta el reglamento actual sobre Protección de Datos: garantizar la seguridad de los datos de los clientes y demandar los permisos necesarios para su utilización es un paso fundamental.

Además, es necesaria la creación de copias de seguridad periódicas para que la base de datos sea recuperable y evitar que un problema puntual tire por la borda el trabajo que requiere crearla y mantenerla al día.

4. ¿Cuáles son los usos de las bases de datos y cómo pueden mejorar mi empresa?

Las bases de datos permiten a las empresas almacenar información útil para mejorar sus procesos, su eficacia y su productividad. Así, dos ejemplos típicos de uso de bases de datos en las empresas incluyen:

  • Seguimiento de inventario. Este tipo de base de datos puede facilitar a muchos niveles el trabajo para un negocio de cualquier tamaño. Entre otras ventajas, facilita el seguimiento para realizar pedidos y garantiza un servicio adecuado a los clientes, evitando la falta de stock.
  • Un modelo CRM o Customer Relationship Management. Se trata de una plataforma donde almacenar información sobre los clientes de un negocio: sus contactos, el tipo de producto en el que están interesados, y las oportunidades de venta relacionadas. Algunos de los usos que se le da a esta base de datos incluyen la preparación de envíos o la generación de ofertas personalizadas dentro de una estrategia de marketing digital.
  • Bases de datos empresariales o sectoriales. Son bases de datos que usan las empresas B2B con fines comerciales. De este modo, pueden descubrir otras empresas que tienen el potencial de convertirse en clientes y usar la información de la base de datos para llevar a cabo acciones de marketing directo con el objetivo de vender más.