El ERP funciona a modo de unos sólidos cimientos sobre los que las empresas actuales pueden optar construir procesos más eficaces y sinergias entre sus diferentes departamentos. 

De este modo, implementar un ERP de forma correcta puede marcar la diferencia entre una empresa que se organiza de forma eficiente y otra que no lo logra. Además, crear un ERP es también parte de los esfuerzos más importantes a día de hoy hacia la transformación digital de los negocios. 

¿Aún no sabes qué es un ERP y cómo puede ayudar a avanzar a tu empresa? Te lo contamos.

1. Qué es ERP

El término ERP toma su nombre de Enterprise Resource Planning (por sus siglas en inglés) y se refiere a un sistema que permite la gestión de recursos empresariales de forma unificada. 

Un ERP toma la forma de un software que las empresas utilizan para integrar todas las operaciones que requieren para funcionar (o gran parte de ellas) en un mismo lugar. 

Las facilidades y ventajas que implica la incorporación de un ERP han llevado a que sea una de las operaciones de transformación digital prioritarias para muchas empresas. Es más, datos de Statista cifran el crecimiento del mercado de software vinculado al ERP en 100.700 millones de dólares americanos para 2025. 

Un ERP actual debería incorporar al menos las siguientes posibilidades:

  • Ser un servicio online y accesible de forma remota por los usuarios.
  • Funcionar de forma automatizada pero flexible.
  • Proporcionar inteligencia de datos e informes para ayudar a las empresas a detectar ineficiencias y corregirlas.

Algunos ejemplos de los ERP más usados en España son SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Epicor, Netsuite o SAGE.

2. Usos de un ERP

El uso principal de un ERP consiste en unificar las operaciones y sistemas informáticos de una empresa u organización. 

Si hasta ahora los diferentes departamentos funcionaban con software y aplicaciones dispares (un software para facturación, otro para control de inventario…), la función del ERP es proporcionar una plataforma única para todos los procesos. 

Así, en un ERP pueden estar integradas operaciones de inventario, compras, marketing, finanzas, planificación estratégica, recursos humanos, sistemas de monitorización de pedidos y bases de datos de clientes, entre otros. 

Muchos ERP también suelen incluir, o permiten integrar, un módulo para crear facturas electrónicas.

3. Ventajas del ERP

  • Fomenta el flujo de comunicación entre departamentos. Esto, a su vez, facilita las colaboraciones y el compartir conocimientos en busca de eliminar ineficiencias, multiplicar la productividad y mejorar la satisfacción de empleados y clientes.
  • Proporciona información detallada y a tiempo real a la que todo el mundo tiene acceso.
  • Elimina costes vinculados a tecnologías obsoletas o incompatibles entre sí para los departamentos que busquen colaborar.
  • Permite ahorrar tiempo al eliminar la necesidad de algunas tareas manuales gracias a la automatización. Los empleados pueden centrarse entonces en realizar tareas de alto valor.

4. Cómo crear un ERP 

Crear un ERP pasa por encontrar la tecnología adecuada para las necesidades de cada negocio. 

Así, un ERP no resuelve las ineficiencias de una empresa por sí solo: su implementación ha de diseñarse y aplicarse de modo que tenga en cuenta los procesos internos de un negocio y, además, incluya formación para todos los involucrados.

En cualquier caso, la aparición de los Fondos Europeos para la digitalización de las empresas ha abierto la puerta a que empresas de cualquier tamaño, también pymes y autónomos, puedan acceder a un ERP.

Orientado a la transformación digital de las empresas, el programa Kit Digital está diseñado para ayudar a pymes y autónomos españoles a financiar soluciones como ésta.

5. Cómo saber si necesitas un ERP

La adopción de cualquier tecnología en un contexto empresarial puede ser sencilla si la tecnología proporciona ayuda en problemas que ya han sido detectados por la empresa. 

En el caso concreto del ERP, algunos casos específicos incluyen:

  • La existencia de ineficiencias vinculadas a la falta de información.
  • Falta de colaboración entre departamentos o áreas.
  • El negocio está utilizando tecnologías ya obsoletas que frenan su desarrollo.
  • Se emplea demasiado tiempo en mandar emails y generar hojas de cálculo y se busca ayuda en la automatización de estas dos áreas.
  • Existe una gran cantidad de errores en procesos como la introducción de datos, entre otros.

De este modo, contar con una plataforma ERP es una de las claves para lograr la digitalización de las empresas, algo en lo que España puede quedarse rezagada. 

Es más, según el Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI) de la Comisión Europea, España se sitúa en la posición 10 entre los 28 países europeos en términos de adopción de tecnologías digitales en los negocios. 

6. Diferencia entre ERP contable y sistema contable

Un sistema dedicado puramente a la gestión contable se centra específicamente en las operaciones de esta área dentro de una organización. 

Por su parte, en el caso del ERP contable, las empresas acceden a una solución más integral que abarca la contabilidad pero también otras muchas áreas dentro de la empresa (desde recursos humanos a inventario, por ejemplo). 

Esto abre la puerta a una mayor fluidez entre diferentes áreas. Por ejemplo, la información financiera puede vincularse de forma automática con los datos de inventario o con la gestión de recursos humanos, mejorando la interoperabilidad.

Desde Beedigital queremos formar parte de este estimulante momento en el que tantas empresas van a poder acceder al fin al impulso que necesitaban. Por ello, te ayudamos a poner en marcha la digitalización de tu empresa, adaptando estas soluciones a todo los perfiles de empresas, también a las más pequeñas.

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