Los empleados son uno de los activos principales de cualquier empresa. Por esto, es importante que el equipo humano esté formado y actualizado: esto garantizará la productividad y ayudará a que el negocio sobreviva a los continuos cambios de paradigma (tan habituales en una sociedad cada vez más digitalizada y cambiante).

En ocasiones, los empresarios no conceden el valor suficiente a la formación de su plantilla. Lo ven como una inversión sin retorno, pensando que los empleados más formados tendrán más posibilidades a la hora de conseguir un nuevo trabajo, abandonando el actual. Este es un posible riesgo, y es cierto que un porcentaje de empleados a los que hemos pagado la formación puede acabar yéndose (aunque un plan formativo es uno de los beneficios sociales más valorados por los empleados). No obstante, se suele obviar el peligro de no apostar por la formación: quizás consigamos retener a los empleados, pero serán trabajadores anacrónicos, que no han evolucionado, y esto también puede hacer mella en las opciones de supervivencia de la empresa.

Ahora que ya ha quedado clara la importancia de un plan de formación, vamos a ver qué pasos hay que seguir.

¿Qué es un plan de formación en una empresa?

Un plan de formación en una empresa es una estrategia estructurada que tiene como objetivo desarrollar las habilidades y competencias de los empleados, para mejorar su rendimiento y contribuir al éxito organizacional. Este plan debe ser diseñado de acuerdo con las necesidades específicas de la empresa y las áreas de mejora de los trabajadores. Involucra la identificación de las competencias clave que se deben mejorar o adquirir, la selección de programas de formación adecuados y la planificación de las actividades que se realizarán a lo largo del tiempo.

El plan de formación también incluye la definición de los métodos de evaluación para medir los resultados y determinar si los objetivos establecidos han sido alcanzados. Puede involucrar diversos tipos de formación, como cursos presenciales, seminarios, capacitaciones en línea, talleres, y mentorías. Un plan de formación bien diseñado asegura que los empleados tengan las herramientas necesarias para enfrentar los desafíos del mercado, adaptarse a cambios tecnológicos y mejorar continuamente sus habilidades.

Beneficios de un plan de formación en una empresa

Contar con un plan de formación bien estructurado trae múltiples beneficios tanto para los empleados como para la empresa en general. Entre los principales beneficios se destacan:

  1. Mejora de la productividad: Al proporcionar a los empleados las habilidades y conocimientos adecuados, aumentas su capacidad para realizar tareas de manera más eficiente y efectiva, lo que repercute directamente en la productividad general de la empresa.
  2. Retención de talento: Los empleados que tienen oportunidades de crecimiento profesional a través de la formación son más propensos a sentirse valorados y comprometidos con la empresa, lo que ayuda a reducir la rotación de personal.
  3. Adaptación a cambios y nuevas tecnologías: La formación continua permite que los empleados se mantengan actualizados con las últimas tendencias y avances tecnológicos, lo que hace que la empresa se mantenga competitiva en el mercado.
  4. Desarrollo de liderazgo: Un buen plan de formación también incluye programas para identificar y desarrollar futuros líderes dentro de la empresa, lo que asegura una gestión sólida y competente a largo plazo.
  5. Fomento de la innovación: Los empleados capacitados son más propensos a aportar nuevas ideas y soluciones innovadoras, lo que puede ser crucial para mejorar productos, procesos o servicios.

Características que debe tener un plan de formación

Un plan de formación eficaz debe contar con ciertas características clave que aseguren su éxito y alineación con los objetivos de la empresa. Entre las principales características se incluyen:

  1. Claridad en los objetivos: Un buen plan de formación debe tener objetivos bien definidos y medibles. Estos objetivos deben alinearse con las necesidades estratégicas de la empresa y las competencias que se desean desarrollar en los empleados.
  2. Personalización: El plan de formación debe adaptarse a las necesidades individuales de los empleados, considerando su nivel de experiencia, áreas de interés y habilidades a mejorar. Esto permite que la formación sea más relevante y efectiva.
  3. Diversidad de métodos de aprendizaje: Para mantener el interés de los empleados y adaptarse a diferentes estilos de aprendizaje, el plan debe incluir una combinación de métodos de formación, como clases presenciales, e-learning, talleres, conferencias y sesiones prácticas.
  4. Evaluación continua: Es fundamental que el plan de formación cuente con mecanismos de evaluación para medir el progreso de los empleados y la efectividad de las actividades de formación. Esto incluye tanto evaluaciones formativas durante el proceso como evaluaciones finales para valorar los resultados obtenidos.
  5. Flexibilidad: El plan de formación debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a cambios en la empresa, en el mercado o en las necesidades de los empleados. Esto implica la capacidad de revisar y ajustar los contenidos y métodos de formación según sea necesario.
  6. Presupuesto adecuado: Un plan de formación debe tener en cuenta los recursos disponibles, tanto humanos como financieros. Es esencial definir un presupuesto claro para poder seleccionar las mejores opciones de formación sin comprometer la calidad.

Apoyo y compromiso de la dirección: El apoyo de la alta dirección es crucial para el éxito del plan de formación. Deben estar comprometidos con el desarrollo de los empleados, garantizando los recursos necesarios y fomentando la importancia de la formación dentro de la cultura organizacional.

Pasos para implementar un plan de formación para empleados

1. Detecta las necesidades

Piensa en los retos a los que se enfrentará tu equipo a largo y medio plazo, y la capacitación que va a necesitar para afrontarlo. Por ejemplo, si está prevista una expansión internacional, habrá que pensar en dar formación en lenguas, o si la empresa piensa en llevar a cabo una trasformación digital íntegra, muchos empleados deberán comenzar a entrenarse en el uso de nuevo software.

Asimismo, si tienes un plan de carrera para tus empleados, piensa en qué campos del conocimiento deben mejorar para seguir avanzando profesionalmente.

No tengas en cuenta solo las competencias técnicas (como manejo de la tecnología o nuevos procedimientos) sino también el desarrollo de habilidades y actitudes (cómo tratar con los clientes, cómo organizarse de manera eficaz, técnicas para trabajar en equipo, cómo hacer una exposición en público…)

Por último, no olvides preguntar a miembros de todos los niveles del organigrama por las cuestiones en las que querrían formarse, porque un plan de formación debe ser individualizado.

2. Diseña el plan de formación

Empieza creando una relación de los diferentes puestos de trabajo y las competencias para cada uno de ellos. Después, analiza el desempeño de cada trabajador para cada una de las destrezas o habilidades requeridas. Una vez tengas claros los ‘puntos débiles’ de cada trabajador, busca cursos o sesiones de formación que logren poner solución a estas carencias.

Por ejemplo, pongamos que el puesto de comercial requiere (o pronto requerirá) las siguientes habilidades.

  • Manejo del CRM
  • Capacidad de expresión oral
  • Capacidad de expresión escrita
  • Manejo de Mailchimp
  • Capacidad de planificación
  • Conocimiento de técnicas de negociación
  • Dominio del Inglés

Si uno de los empleados (que es comercial o va a ocupar este puesto) falla en alguno de estos puntos, deberemos contratar una formación que lo solucione. Cabe destacar que también cabe atender a demandas particulares: proporcionar formación a los empleados que lo soliciten (aunque no consideremos que es esencial para el desempeño de su trabajo) es un factor que aumenta la motivación laboral.

3. Establece el cuándo y el cómo

Dentro del diseño del plan de formación, deberás tener en cuenta algunos aspectos como el horario en el que se va realizar, la modalidad (online o presencial, en grupo o individualmente) y el calendario de impartición de cursos. Ten en cuenta que seguramente tengas que priorizarlos, posponiendo los cursos para las habilidades menos relevantes.

4. Evalúa

Debes asegurarte de que la inversión ha merecido la pena. Para ello, no te olvides de diseñar un método de evaluación de los resultados. Puedes hacerlo con encuestas de satisfacción a empleados, con un cuestionario a los responsables de departamento, con las valoraciones de los proveedores de servicios formativos o incluso con un test objetivo que mida los conocimientos en determinado campo.