Hoy en día estamos sumergidos en un mundo donde la tecnología forma parte de nuestras vidas y casi es inconcebible pensar en nuestras actividades cotidianas sin que el mundo digital esté presente.

Ante esto, nos encontramos que las gestiones burocráticas en muchas ocasiones no han dado el paso hacia el mundo digital y no nos resulta extraño que cualquier trámite empresarial se retrase más de la cuenta debido al proceso que tienen que llevar los documentos: rellenarlos, presentarlos impresos en la oficina que corresponda con los datos identificativos de la entidad o de la persona que los realice, etc.

¿Por qué puede producirse esta situación? Muchas veces, realizar este tipo de trámites de forma digital supone un problema a la hora de verificar la identidad de la persona o compañía que emite o gestiona los documentos, así como la confidencialidad de los mismos.

En consecuencia, han surgido métodos como el certificado digital o la firma electrónica para garantizar la privacidad de los documentos. Estamos hablando de una gran oportunidad para muchos autónomos y empresas que pueden aplicar estos avances en su actividad, pudiendo agilizar trámites, reducir tiempos de espera y ahorrar gastos.

¿Qué es la firma electrónica o certificado digital?

La firma electrónica es un medio de identificación para la realización de gestiones a través de internet siendo el equivalente a la firma manuscrita.

Esta firma permite que las partes que comparten contenido a través de la red puedan identificarse mutuamente, asegurándose de que las personas físicas o jurídicas identificadas son realmente quienes dicen ser, evitando que terceras personas intercepten esos contenidos y que los mismos puedan ser alterados.

Tipos de firma electrónica

  • Firma electrónica simple: confirma la intención de firmar (p. ej., clic de “acepto”). Útil para comunicaciones de bajo riesgo.
  • Firma electrónica avanzada (FEA): está vinculada al firmante, permite identificarlo y detecta cambios en el documento. Suele basarse en certificados, OTP o biometría.
  • Firma electrónica cualificada (FEQ): se realiza con un certificado cualificado y un dispositivo cualificado (tarjeta criptográfica o “qualified signature creation device”). Tiene presunción de validez similar a la manuscrita en la UE.

Para un autónomo, lo habitual es usar firma avanzada para contratos y documentos comerciales, y firma cualificada (certificado) para trámites ante la Administración pública.

¿Para qué sirve la firma electrónica?

La firma electrónica permite identificar a las partes, validar el documento y dotarle de un carácter de confidencialidad.

Esto conlleva un gran avance para los autónomos, ya que les posibilita llevar a cabo sus gestiones tanto con clientes o proveedores como con la Administración Pública sin tener que desplazarse ni abandonar su actividad laboral. Todo ello gracias a que poseen la misma validez jurídica que si fuesen documentos firmados a mano.

De este modo podrán emitir y recibir todo tipo de documentos, tales como facturas o cualquier papeleo con la Administración. En definitiva, supone toda una revolución al simplificar los trámites administrativos sin depender de horarios de oficinas de otras empresas o de atención al público.

Beneficios clave para autónomos

  • Ahorro de tiempo y costes: firma en remoto, sin mensajeros ni impresiones.
  • Más cierre y menos fricción: conviertes presupuestos en ventas con un clic.
  • Prueba sólida en caso de disputa: sellado de tiempo, trazabilidad y evidencias.
  • Cumplimiento normativo: compatible con exigencias de contratación pública y mucha tramitación online (AEAT, TGSS, subvenciones, etc.).
  • Experiencia profesional: mejora de imagen y procesos con clientes y proveedores.

¿Cómo se obtiene la firma electrónica?

Para conseguir la firma electrónica es necesario acudir a cualquier organismo autorizado para la emisión de la misma. Las principales Autoridades de Certificación españolas que emiten certificados electrónicos de empresa son las siguientes:

Dependiendo del tipo de autónomo, se deberá solicitar la firma electrónica de una manera u otra:

  1. En el caso de que el autónomo sea una persona física, debe presentar su DNI y la solicitud del certificado que haya descargado previamente en alguna institución de la Administración Pública como Hacienda, Seguridad Social o un Ayuntamiento.

  2. Si la persona autónoma forma parte de una comunidad de bienes, sociedad civil u otro tipo de sociedad, deberá acudir a la Administración de Hacienda con su DNI, los estatutos de la sociedad de la que forme parte y la solicitud del certificado que descargue previamente.

  3. Finalmente, si el autónomo posee una Sociedad Limitada o Anónima, deberá presentar su DNI, el certificado del registro mercantil y la solicitud de certificado  en Hacienda.