Cómo hacer fácilmente una factura en Word

Por: Equipo BeeDIGITAL

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Uno de los trabajos que debes desarrollar si tienes un negocio es la creación de facturas. Puedes optar por contratar a un gestor que se encargue de crear, cumplimentar y gestionar los documentos o hacerlo tú mismo. Si eliges la segunda opción, no es necesario que inviertas en un caro programa de facturación. Puedes hacer fácilmente una factura en Word. Te explicamos cómo.

Una factura en Word, paso a paso

A continuación, te mostramos los pasos para hacer una factura en Word y también te explicamos cuáles son los datos que debes incluir en todo caso.

• Crea una carpeta. El primer paso es crear una carpeta. Lo ideal es que tenga contraseña y que realices una copia de seguridad, en dispositivo físico o en línea, cada vez que la actualices. Lo mejor es el almacenamiento en línea, ya que se actualiza instantáneamente y siempre está disponible, estés donde estés.
• Abre un documento nuevo y nómbralo. Abre una página de Word e inmediatamente dale un nombre y guárdalo.
• Elige la plantilla incluida. No es necesario que hagas una plantilla con cuadrícula, ya la tienes hecha en las plantillas prediseñadas. Puedes abrir una de las que incluye el programa en la sección de “plantillas” y modificarla a tu gusto.
• Elige una plantilla de Office. Si  no te gustan las plantillas gratuitas incluidas, puedes elegir una de las que tiene Office en su web. Entra y busca la que más te guste para utilizarla tantas veces como necesites.
• Elige una plantilla de pago. Otra opción más es elegir una plantilla Word de pago en Internet. Hay plantillas que no son oficiales de Office, pero que cumplen a la perfección con su cometido. La oferta es muy amplia y seguro que encontrarás la que te gusta. Eso sí, cuidado con los derechos. Ha de ser libre o has de adquirir los derechos. No se pueden descargar o copiar todas las que veas en la Red.
  

  Datos que debes incluir en tu factura

    
• Nombre de la empresa y actividad. La factura siempre ha de dejar claro qué empresa emite la factura y a qué actividad se dedica. Ha de colocarse al inicio del documento y ser visible.
• Fecha. Es imprescindible que aparezca la fecha. Una vez entregada al cliente no se puede modificar, así que debes ser muy preciso con este dato.
• Número de factura. El número de factura también ha de estar siempre presente. Al igual que la fecha, no se puede modificar tras la entrega. Además, no debe haber saltos, Hacienda podría considerarlo una anomalía. Los números han de ser consecutivos o estar bien justificados. Es decir, si hay que modificar una factura, se hace una nueva y se especifica que se anula la anterior.
• Plazo del pago. El periodo de pago del cliente ha de estar reflejado en la factura. Si lo paga al momento hay que especificarlo, en las dos copias. Además, debe aparecer la forma de pago.
• Contacto. El contacto de tu negocio debe estar incluido en la factura. Así, si se requiere una consulta se puede hacer rápidamente y con facilidad.
• Importes. Por supuesto, ha de aparecer el importe total a cobrar bien desglosado. Hay que poner IVA, el IRPF, el precio bruto, el neto, los descuentos aplicados, si se ha pagado una señal…
• Datos del pagador. Los datos personales del pagador, DNI y nombre completo (o CIF, en caso de ser una empresa), deben aparecer en la hoja. Es ahí donde ha de firmar la conformidad con la factura. Es muy importante incluir las condiciones de la ley de protección de datos y hacer una gestión responsable de estos.

La importancia de hacer bien una factura

Ya sabes cómo hacer fácilmente una factura en Word. Estos documentos son indispensables como justificantes de la venta o realización de trabajos, tanto para ti como para tu cliente. Protegen al cliente y a la empresa.

Además, son indispensables para solicitar las ayudas que te correspondan como empresario o trabajador autónomo y para que la Administración Pública calcule los impuestos. Si te aseguras de emitir las facturas correctamente y de protegerlas ante un borrado accidental, te evitarás muchos problemas.