Qué es Trello, cómo se usa y ayuda a la gestión de tareas

Descubre qué es Trello, algunas ideas sobre cómo utilizarlo como apoyo en la gestión de proyectos y los principales puntos para entender cómo funciona Trello, con ejemplos prácticosprácticos.

Revisión: Noviembre 4, 2026

Escrito por: Sergio Gomez Rivera Lecturas:

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Qué es Trello, cómo se usa y ayuda a la gestión de tareas

Hace ya mucho tiempo que Trello se ha convertido en el arma secreta de quienes necesitan poner orden en la gestión de un proyecto.

Ya sea en tareas individuales en el trabajo en equipo, Trello app que puede descargarse gratis en iOS y Android) y sus versiones web y de escritorio permiten visualizar las tareas a realizar, las completadas y a quién se ha asignado cada tarea. Un funcionamiento sencillo y altamente flexible que ha colocado a esta plataforma entre las más utilizadas para este fin.

Con más de 50 millones de usuarios registrados en todo el mundo, esta herramienta visual se posiciona como una aliada fundamental entre las herramientas para trabajar en equipo y para la gestión de proyectos. A continuación, abordamos qué es Trello exactamente, para que es esta herramienta y cómo funciona.

¿Qué es Trello?

Trello es una herramienta para la gestión de proyectos centrada en facilitar la organización y en mostrar de forma visual el avance de un proyecto.

Para ello, sigue los principios Kanban, una metodología para la gestión de flujos de trabajo centrada en visualizar el progreso de un proyecto mediante tarjetas y columnas. Trasladada a Trello, esta metodología se articula en torno a tres elementos: tableros, listas y tarjetas. Por ello, en la práctica, se puede pensar en Trello como en una pizarra o tablón digital, en el que se colocan notas adhesivas que se van moviendo conforme el proyecto y sus necesidades avanzan.

A su vez, Trello permite distintas integraciones a través de sus Power-Ups (Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Drive, Jira, Dropbox…), pudiendo formar parte de un ecosistema digital más completo centrado en el trabajo colaborativo y la gestión de proyectos.

Además, desde 2025 Trello ha incorporado nuevas funciones pensadas para la productividad individual: Inbox, una bandeja de entrada que recoge tareas desde el correo electrónico, Slack, Microsoft Teams o los asistentes de voz; Planner, que permite arrastrar tarjetas al calendario de Google u Outlook para reservar tiempo a cada tarea; y funciones de inteligencia artificial (en los planes de pago) que ayudan, por ejemplo, a crear tableros a partir de un objetivo, generar checklists o detectar fechas de vencimiento.

¿Para qué sirve Trello en la gestión de proyectos?

Trello sirve tanto para el trabajo individual como para el colaborativo, pudiendo ser un apoyo en lo siguiente:

Seguimiento visual del progreso de un proyecto.
División de flujos de trabajo extensos en tareas más sencillas.
Creación de listas de tareas y asignación de responsables para cada tarea.
Planificación en un calendario, con la vista Calendario o con Planner, que se sincroniza con Google Calendar y Outlook.

El modelo de tablero Trello se caracteriza por ser altamente flexible, pudiendo usarse en una amplia variedad de proyectos: desde las tareas a completar en un proyecto colaborativo hasta los pasos para la incorporación de nuevos empleados,moodboards, calendarios editoriales, la planificación de eventos o el seguimiento de las relaciones con clientes, entre otras posibilidades.

¿Cómo funciona Trello?

Trello basa su funcionamiento en la creación de tableros, listas y tarjetas. El funcionamiento de un proyecto suele seguir estos pasos básicos:

Creación de un tablero para un proyecto específico. Cada usuario puede generar varios tableros (por ejemplo, uno por proyecto; en el plan gratuito, hasta 10 por espacio de trabajo), en los que añadirá después los diferentes elementos (listas y tarjetas). Por ejemplo, se puede crear un tablero para organizar la creación y publicación de contenidos en redes sociales.
Selección de los equipos o colaboradores que podrán ver o editar el tablero (algo que también puede modificarse más adelante; en el plan gratuito, cada espacio de trabajo admite hasta 10 colaboradores). En el ejemplo anterior, debería tener acceso de edición cualquier persona que vaya a estar involucrada en la creación y publicación de contenidos (creadores de contenido, community managers…). También podría darse acceso a usuarios que puedan beneficiarse de tener visibilidad sobre el calendario de publicaciones, el progreso del trabajo y cómo se está coordinando.
Creación de listas con las tareas a realizar (pueden configurarse en el formato de listas de tareas pendientes y listas de tareas completadas). En el ejemplo del calendario de publicaciones, se podrían crear diferentes listas: una con ideas sueltas que algún día se podrían publicar; otra lista de contenido en creación actualmente; otra lista para contenidos que están en fase de diseño; otra para contenido aprobado; otra con contenido programado; y otra con contenido ya publicado.
Creación de tarjetas, en las que se describe cada tarea o elemento de trabajo específico. En las tarjetas se pueden añadir descripciones, etiquetas, fechas límite, archivos adjuntos, miembros asignados… Siguiendo el ejemplo del calendario de publicación en redes, cada tarjeta podría dedicarse a describir una publicación específica (el texto, la lista de elementos visuales con los que cuenta, el checklist sobre si ya está creado el guion, si ya está aprobada, si está programada…).