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Saber cómo llevar la facturación de una empresa tiene un impacto quizás más significativo de lo que pueda parecer a primera vista.
Llevar correctamente el proceso de facturación repercute directamente en la previsión financiera de un negocio y la disponibilidad de efectivo, pero también en su cumplimiento legal o incluso en las relaciones con los clientes. En otras palabras, una incorrecta facturación de empresa puede implicar situaciones graves en varias áreas, incluyendo problemas de escasez de efectivo o incumplimiento legal.
Con la obligatoriedad de la factura electrónica acercándose, multitud de pymes y autónomos están teniendo que repensar sus procesos de facturación. En este contexto, la llegada del sistema Verifactu a España desveló muchas de las dificultades a día de hoy en lo que se refiere a sus procesos de facturación. A escasos dos meses de la implantación de la medida (fecha que después se extendió), un estudio publicado por Observatorio TeamSystem reveló que solo 1 de cada 10 pymes y autónomos habían implementado las medidas necesarias.
Es aquí donde aparece con fuerza la necesidad de implementar sistemas de facturación verdaderamente efectivos que, alineados con la tecnología correcta, aseguren un proceso de facturación bien planteado.
Por ello, en el artículo a continuación planteamos qué es la facturación de una empresa exactamente y cuáles son las bases para un proceso de facturación bien planteado y de acuerdo con la legalidad.
¿Qué es la facturación de una empresa?
El concepto de facturación de una empresa puede referirse a dos realidades:
- El total de ingresos obtenido por una empresa durante un periodo determinado. Por ejemplo, la facturación anual de una empresa se refiere a los ingresos que ha obtenido en un año.
- Desde el punto de vista contable, se habla de facturación como los procesos para el registro formal de los ingresos por ventas. Desde esta perspectiva, la facturación de una empresa se refiere a los procesos correctos de emisión de facturas, registro en libros contables de cada factura, y el control interno de estos gastos.
Cómo saber la facturación de una empresa
Aunque el propósito de este artículo es explicar cómo plantear la facturación de una empresa desde el punto de vista contable, nos detenemos un momento a explicar cómo saber la facturación de una empresa (es decir, sus ingresos anuales).
La vía para conocer esta información es consultar las cuentas anuales de la empresa en el Registro Mercantil, ya que se trata de información pública para aquellas empresas constituidas como Sociedad.
¿Cómo llevar la facturación de una empresa?
En lo que se refiere a la facturación de una empresa desde el punto de vista contable, es importante saber que el registro correcto de los ingresos es importante por varias razones:
- Cumplimiento de normativa fiscal.
- Control interno, evitando errores.
- Visibilidad para una gestión financiera correcta y adecuada planificación para el negocio, incluyendo información real sobre el flujo de caja o la rentabilidad del negocio.
Para conseguir estos objetivos, a continuación detallamos las 3 bases fundamentales para un proceso de facturación bien planteado, y el papel del software de facturación para lograrlo de forma eficaz y de acuerdo a la normativa.
Creación de facturas
La creación de una factura constituye el primer paso de este proceso. Con ella, se formaliza una transacción y se genera una obligación de cobro para el receptor del producto o servicio.
Además de los datos obligatorios para cualquier factura (datos de emisor y receptor, importes…), la próxima obligatoriedad de la facturación electrónica y del sistema Verifactu implican la necesidad de utilizar un software de facturación homologado.
Registro de facturas en sistema contable
Una vez creadas, las facturas deben quedar incorporadas en el llamado libro contable, en el que la empresa organiza todas sus operaciones económicas de forma ordenada.
En este sentido, los software de facturación avanzados funcionan también como libro contable, permitiendo a las empresas organizar y clasificar sus facturas según el tipo de ingreso, cliente…
Seguimiento de los pagos
Un siguiente paso para garantizar control sobre la facturación de una empresa es realizar un seguimiento correcto del estado de los pagos para cada factura. Esto implica tener visibilidad sobre cuándo se prevé recibir un pago, además de registrar cuándo se recibe efectivamente.
Un seguimiento eficiente permite localizar facturas no pagadas o parcialmente pagadas, además de acceder a transparencia sobre la disponibilidad real de efectivo para un negocio.
Un proceso en el que el software de facturación de Beedigital ofrece apoyo clave, implementando mecanismos para la gestión automática, incluso para contabilidades complejas.
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Fuentes:
Observatorio TeamSystem: radiografía y diagnóstico de pymes, autónomos y asesorías, 2025, Ipsos.
