La factura electrónica en España ha llegado para quedarse. Hoy en día, es obligatoria en ciertos procesos, y está previsto que su uso se vaya ampliando

Este documento digital es equivalente en todos los sentidos a una factura convencional: incluye la misma información de este tipo de documentos y tiene los mismos efectos legales que si estuviera en papel. 

En esta breve guía sobre la factura electrónica en España te contamos todo lo que dice la ley sobre este tipo de documento y, en previsión de su obligatoriedad en los próximos años, cómo asegurarse de cumplir con la legislación.

La ley y la factura electrónica en España

Los requisitos para la factura electrónica en España han quedado establecidos por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Algunas de las claves son las siguientes:

Cómo debe ser una factura electrónica en España

Del mismo modo que su contrapartida en papel, la factura electrónica en España debe garantizar por ley:

  • Legibilidad de la factura.
  • Autenticidad. 
  • Identificación del emisor.
  • Integridad (es decir, que no ha sido modificada)

Las facturas deberán ser producidas en formatos estructurados y legibles en documentos XML, siendo el formato más utilizado el FacturaE. 

Cambios en la normativa de factura electrónica

La normativa de factura electrónica existe en España desde el año 2015. En ese momento, entró en vigor la necesidad de emitir facturas electrónicas para cualquier empresa o trabajador por cuenta propia que preste servicios a las Administraciones Públicas. 

No obstante, en septiembre de 2022 se puso en marcha el principal y más reciente cambio en la normativa de factura electrónica con la aprobación de la Ley Crea y Crece, publicada en el BOE el 29 de septiembre. En ese momento, la obligatoriedad de emitir factura electrónica se extiende a todas las relaciones comerciales entre empresas públicas y privadas. 

En concreto, el texto lo recoge así: “Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”. De este modo, la nueva normativa no se aplica a facturas dirigidas a consumidores finales (en otras palabras, particulares) que realicen compras.

Quién está obligado a utilizar la factura electrónica en España

La factura electrónica en España es ya una obligación en distintos ámbitos y su implantación se irá ampliando en los próximos años. Actualmente, todas las empresas y autónomos que facturen a la Administración Pública (estatal, autonómica o local) deben emitir facturas electrónicas en formato estructurado (Facturae), con firma digital válida.

Con la entrada en vigor de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, esta obligación se extiende también a las relaciones B2B (entre empresas y autónomos). En este caso, la implantación será progresiva:

  • Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: estarán obligadas a emitir factura electrónica en el plazo de 1 año tras la publicación del reglamento definitivo.
  • Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros: tendrán un plazo de 2 años desde esa misma fecha.

Además, la nueva normativa antifraude establece que a partir de 2026 todas las empresas deberán adaptar sus sistemas de facturación al sistema VERI*FACTU, una plataforma de la Agencia Tributaria que controlará en tiempo real la validez de las facturas:

  • Sociedades: a partir del 1 de enero de 2026.
  • Autónomos y pequeñas empresas: a partir del 1 de julio de 2026.

Existen, no obstante, algunas excepciones: las facturas simplificadas (como tickets) no requieren factura electrónica salvo que el destinatario sea una empresa o profesional, y ciertas operaciones internacionales con no residentes pueden quedar fuera de la obligación.

En resumen, la factura electrónica es ya obligatoria para trabajar con la Administración Pública y lo será también en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en los próximos años. Su objetivo es mejorar la transparencia, agilizar los procesos de facturación y reducir la morosidad en los pagos.

Ventajas de la facturación electrónica

Las ventajas de emplear la factura electrónica en España quedan atestiguadas por el número creciente de empresas que las emplean. 

En este uso, además, destaca la adopción temprana por parte de las pequeñas empresas: de acuerdo al ‘Estudio comparativo sobre el uso de la factura electrónica’ de SERES, las pequeñas empresas emiten 32,83% de las facturas electrónicas en España, superando en este porcentaje a las empresas de tamaño medio y grande.

¿Qué beneficios comporta este uso?

  • Reducción de costes: se reduce la necesidad de comprar papel, imprimir o almacenar facturas, además del tiempo necesario para crearlas. Billentis Report estima que las facturas electrónicas pueden resultar en ahorros de entre un 60-80%.
  • Mayor control en el vencimiento: este proceso se automatiza.
  • Reducción de errores humanos: vinculados a la introducción de datos manual o a la aplicación incorrecta de tipos impositivos.
  • Mejoras en seguridad: es posible garantizar la autenticidad de las facturas y su origen, además de su integridad y almacenamiento en la nube, para evitar pérdidas.
  • Accesibilidad: desde una plataforma unificada.

Cómo crear una factura electrónica en España

Crear facturas electrónicas pasa por emplear el software de facturación adecuado. 

Desde esta plataforma, es posible que las empresas configuren factores como idioma, descuentos o formatos de visualización, y automatizar en gran medida la creación y almacenamiento de estos documentos electrónicos.

En cualquier caso, será vital que las empresas cuenten con los programas de facturación electrónica ajustados a sus necesidades. 

En este sentido, en Beedigital proponemos nuestra solución “Factura Electrónica”, compatible con el programa Kit Digital, orientada a emitir facturas en formato estructurado  FacturaE. Desde esta solución es posible: 

  • Generar un número ilimitado de facturas
  • Controlar fechas de vencimiento
  • Personalizar facturas
  • Generar copias de seguridad
  • Almacenamiento y envío seguros

A su vez, facilitamos la integración de nuestra plataforma de facturación con plataformas ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales), de modo que la contabilidad de tu negocio avance de forma inequívoca hacia la gestión contable digital.