Trucos para hacer videoconferencias efectivas

Las videoconferencias han aparecido en el día a día de muchos negocios, pero no todos han logrado utilizarlas de la forma más efectiva.

La crisis del coronavirus ha precipitado el movimiento hacia el teletrabajo y, con ello, ha aumentado la frecuencia de este tipo de reunión: según cifras del INE, solo un 4,8% de la población activa en España trabajaba en remoto antes del confinamiento. Esto proporciona perspectiva sobre el gran número de personas que, de pronto, se han visto obligadas a transformar su modo de trabajar o de llevar un negocio.

¿Tienes una videoconferencia programada y te preocupa si lograréis una comunicación efectiva? Te damos algunos consejos para que todas tus videoconferencias se salden con un éxito rotundo.

¿Cómo hacer videoconferencias de forma efectiva?

 Comprueba todos los requisitos técnicos

Asegúrate de contar con una buena conexión a internet. De lo contrario, es posible que se ralentice el audio o el vídeo, generando problemas de comunicación entre los participantes de las videoconferencias. En caso de contar con una conexión poco fiable, es preferible que utilices tan solo el audio para asegurar que podrás comunicarte sin interferencias.

Un micrófono y cámara web adecuadas son también esenciales. La mayoría de ordenadores portátiles ya poseen estos atributos y su calidad suele ser decente. No obstante, si no estás acostumbrado a utilizarlos, asegúrate de que funcionan antes de participar en las videollamadas.

Selecciona una plataforma adecuada

Google Meet, Zoom, Skype… Existen múltiples plataformas entre las que elegir y que aportan diferentes ventajas y funcionalidades. Por ejemplo, Google Meet permite guardar una videoconferencia en Google Drive, además de generar subtítulos a tiempo real. Por su parte, Zoom permite hasta 1.000 participantes, por lo que es una de las aplicaciones favoritas cuando se trata de reuniones multitudinarias o seminarios.

Prepara un orden del día y envíala junto a la invitación

El orden del día recoge los puntos que se van a tratar en la reunión y permite a los invitados a la videoconferencia conocer la razón de esta y preparar materiales para aportar su visión durante el encuentro. Es aconsejable incluir el orden del día en la invitación a la reunión, que puede ser vía email tradicional o mediante un sistema que calendarice la reunión y recuerde a sus usuarios cuando va a empezar (como Google Calendar).

Algunos programas de videoconferencias, con Google Meet o Zoom, permiten generar con antelación un link para que la gente se conecte a la reunión. Si vas a utilizar estos programas, es aconsejable incluir el link en la invitación para que los convocados puedan entrar en la reunión desde esta.

Elimina distracciones

Elige un lugar adecuado para la reunión donde no puedan interrumpirte. Además, pon en modo ‘Mute’ (silenciar) tu micrófono en aquellas partes de la videoconferencia en las que no participas. Además de eliminar ruido de fondo, también puede servir como señal, ya que cuando lo activas de nuevo el resto de personas entienden que quieres participar en ese momento.

Propón un moderador

La misión del moderador es evitar el desorden y que varias personas hablen al mismo tiempo, algo que se suele dar especialmente en las videoconferencias porque en ocasiones el sonido puede llegar con retardo y porque la comunicación no verbal se ve perjudicada. Así, el moderador se ocupa de dar paso a los participantes, aunque también puede expresar sus propias opiniones cuando llegue su turno.

Controla la luz y el ángulo de la cámara

Si tu cámara web es autónoma y no está integrada en el portátil, colócala en un lugar adecuado de modo que cuando mires a la pantalla, también estés mirando a la cámara. Esto permite que quienes te estén escuchando se sientan interpelados, en lugar de, por ejemplo, ver tu cara de perfil.

Además, trata de buscar una fuente de luz natural y, en caso de no ser posible, evita luces estridentes o contraluces (es decir, no coloques la fuente de luz detrás de ti, ya que el resto de participantes en la videollamada no podrá verte bien).

Utiliza gestos y otros lenguajes visuales

Las interrupciones durante videoconferencias pueden ser muy molestas, pero puedes utilizar otros lenguajes para expresar tu acuerdo o desacuerdo con las ideas de un compañero. Podéis concertar el uso de tarjetas de colores para comunicaros mientras habla otra persona, o también puedes mostrar un simple ‘OK’ con el dedo pulgar.

Aplica la etiqueta de las reuniones offline

Que exista un claro propósito para la reunión, que todos los invitados estén involucrados de un modo u otro en ella o no alargar la reunión sin tomarse descansos son algunas de las claves de las reuniones offline que pueden también aplicarse a las videoconferencias.