Factura electrónica: ventajas y forma de uso

• Qué es una factura electrónica
• Ventajas de una factura electrónica
• Cómo utilizar la factura electrónica

Como ocurre con la mayoría de elementos vinculados a la digitalización, aún persisten muchas dudas sobre qué es exactamente una factura electrónica y cómo se utiliza. Por ello, hemos elaborado una breve guía en la que resolvemos estas cuestiones, y más. ¡Sigue leyendo y descúbrelas!

Qué es una factura electrónica

Una factura electrónica es un tipo de factura en la que todos los procesos (emisión, transmisión, recepción y procesamiento) tienen lugar de forma electrónica. Esto significa que la factura electrónica se mantiene en este formato digital a través de todo su ciclo de vida. 

El formato más utilizado de factura electrónica es el FacturaE, que consiste en un documento XML que sigue la estructura fijada legalmente. Este es un formato estructurado y legible por los programas de procesamiento de facturas electrónicas, además del formato estándar para facturar a la Administración Pública.  

Las facturas electrónicas tienen los mismos efectos legales que una factura en papel ya que, como éstas, deben asegurar:

• La legibilidad de la factura.
• La autenticidad de la factura, identificando al emisor.
• La integridad de la factura, garantizando que no se ha modificado.

Es importante señalar que, con excepción de la Administración Pública, es necesario recabar el consentimiento del receptor para emitir una factura electrónica.

Ventajas de una factura electrónica

• Mejoras en productividad: la factura electrónica permite eliminar tareas manuales y automatiza todos los procesos vinculados a las facturas, liberando al equipo humano de este tipo de trabajos y permitiendo que se dedique a otras tareas.
• Acorta los ciclos de tramitación y cobro.
• Reducción de costes: estimaciones de Billentis Report calculan que las facturas electrónicas pueden resultar en ahorros de entre un 60-80% en comparación con la facturación en papel.
• Reducción de errores: tareas como la entrada de datos se automatizan, reduciendo la posibilidad de errores humanos en procesos repetitivos y al detalle.
• Mayor seguridad: los software vinculados a la creación de facturas electrónicas permiten la transmisión encriptada de este tipo de documentos, evitando potenciales problemas de ciberseguridad, como el robo de datos. Además, los sistemas de factura electrónica pueden realizar copias de seguridad en la nube para evitar que se pierda información.
• Datos a tiempo real: la creación de facturas electrónicas permite a las empresas hacer un seguimiento a tiempo real del estatus de sus facturas.
• Relaciones con la Administración Pública. Las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deben estar siempre en formato electrónico.
• Control del vencimiento. Muchos sistemas de facturación cuentan con alertas para controlar automáticamente el vencimiento de las facturas que se emiten.

 

Cómo utilizar la factura electrónica

Los programas de facturación digital permiten hacer una serie de configuraciones previas para controlar diversos aspectos, como el idioma de las facturas, los descuentos a aplicar, los formatos o la visualización de la factura. Después, el proceso consta de una serie de fases:

• Crear un nuevo sujeto (la persona o entidad receptora de la factura) o seleccionar uno en la base de datos.
• Seleccionar el concepto o crear uno nuevo.
• Introducir los datos globales de la factura, como los precios, los plazos de cobro pactados, los descuentos generales, los cargos, las retenciones, las literales legales, etc.
• Guardar el borrador.
• Firmar la factura electrónicamente.
• Emitir la factura. Puede colgarse en una página web para descarga o enviarse por correo electrónico.

Aunque no es estrictamente necesario, los sistemas de gestión de facturas electrónicas pueden integrarse con plataformas ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) para una mejor gestión de la contabilidad.

Negocios de cualquier tamaño pueden beneficiarse de incorporar esta tecnología a sus procesos para acelerar sus procesos administrativos. Es más, la puesta en marcha de los Fondos Europeos para la digitalización supone una oportunidad perfecta para que autónomos y pymes den el salto hacia este tipo de herramientas mediante las ayudas del Kit Digital.