Cómo crear una plantilla de excel de presupuesto

Por: Equipo BeeDIGITAL

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Excel es un programa tremendamente normalizado en el ámbito empresarial, que se puede abrir en prácticamente todos los equipos, eliminando así problemas de compatibilidad. Esta razón, sumada a las facilidades de cálculo que ofrecen sus tablas, hace que Excel sea una plataforma perfecta para presentar presupuestos a los clientes.

Crear una plantilla de presupuesto facilitará mucho el trabajo posterior, ya que sólo tendremos que cambiar algunas descripciones y cifras, así como los datos de la empresa a la que vamos a prestar el servicio, por lo que el resto de la plantilla no necesitará ser modificada.

En primer lugar, debes crear compartimentaciones en la hoja de Excel, cada una de ellas dedicada a distintos fines. Los datos de tu empresa deben en ir en un marco o cuadrícula (C.I.F., nombre, población, teléfono, dirección…), mientras que los datos del cliente deben recogerse en otro, que puede situarse a la derecha del primero. Incluir los datos de las dos empresas facilitará a ambas partes la toma de contacto posterior.

También deberás crear un marco que aúne los datos del presupuesto en sí, tales como número, fecha del presupuesto, fecha de validez y un enunciado identificativo que resuma la naturaleza de los servicios o productos que ofreces. Una buena opción es situarlo bajo los dos marcos anteriores, de forma que ocupe el ancho de estos (aunque sea más estrecho).

¿Qué campos necesita tu presupuesto?

El marco más importante es el que recoge las diferentes partes del presupuesto:

En la primera columna deberás introducir la descripción del servicio o producto, aunque para la plantilla puedes dejar puesto un ‘Descripción1’, para así editarlo cuándo lo necesites. Esta columna deberá ser la más ancha, ya que deberás introducir varias palabras. Por ejemplo: tareas de limpieza post- obra. Si tus productos tienen código, crea una columna anterior e indícalo ahí.

La segunda de las columnas debería ser ‘Cantidad’ o ‘Unidades’. A continuación deberías incluir la columna de ‘Precio’ y la de ‘Descuento’. Después de esta columna, para facilitar la comprensión del presupuesto, incluye una columna con el precio tras el descuento, ‘Precio Dto’. Por último, incluye una última columna de ‘Importe’ de cada producto.

No olvides introducir en las celdas  de ‘Precio Dto’ e ‘Importe’ las fórmulas necesarias para apliquen el descuento necesario y multipliquen el precio con descuento por las unidades del producto o servicio. Necesitarás una última celda que sume los diferentes importes. A esta la llamarás 'Total'.

Incluye el logo de tu empresa en el encabezado del presupuesto y, si lo deseas, utiliza para las tablas colores que vayan en concordancia con la imagen de marca.

Para hacer el presupuesto más intuitivo y visual, puedes echar mano de gráficos que representen que categorías tienen más peso en el presupuesto, o incluso la evolución de la inversión, si se trata de un presupuesto variable mensualmente.