5 requisitos que debe tener tu base de datos para que sea efectiva

Crear una base de datos de clientes y prospectos que se pueda personalizar y optimizar, es una de las piezas clave para comenzar con buen pie una estrategia de ventas.

Una buena gestión de los datos permitirá ajustar las campañas y los mensajes, para dirigirlos al público adecuado en el momento preciso. Para ponerla en marcha de una manera efectiva, hay que tener en cuenta una serie de pautas, que tendrán que estar presentes durante todo el proceso.

Cómo crear una base de datos práctica

- Debe estar unificada: Para sacar el máximo rendimiento de una base de datos, evitando errores y redundancias, es necesario que esta se encuentre en un único archivo, y no fragmentada en diversos ficheros creados por diferentes empleados.

Los campos a cubrir en la base de datos han de ser los mismos, así que conviene elegir los datos que sean importantes para dirigir las campañas, pero no abusar de la recopilación innecesaria de estos: cuánto más datos haya, la base será más difícil de gestionar, así que no conviene recopilar datos que no aportan nada. No obstante, tampoco hay que ser rígido con la base de datos una vez creada: es conveniente dejar la flexibilidad suficiente para modificar el modelo e introducir mejoras que lo enriquezcan.

Microsoft Excel es una de las herramientas más comunes que se utilizan en el mundo empresarial para generar bases de datos y gestionarlas (puedes saber más aquí), pero hay otros programas de software, como los CRM (en inglés, Customer Relationship Management o Gestión de las relaciones con clientes), que pueden ayudar a crearlas.

- Debe ser personalizada: Existen multitud de recursos a los que recurrir para crear una base de datos: el Registro Mercantil, colegios profesionales, directorios impresos y online, publicaciones sectoriales… Algunas cámaras de comercio incluso facilitan listados ya elaborados, pero hay que tener en cuenta que la mejor base de datos para un negocio es la que se adapta a las necesidades y características del mismo. Para eso, nada mejor que construir una base de datos propia con los clientes y prospectos que estén realmente interesados en los productos o servicios ofrecidos.

- Debe mantenerse actualizada: Las personas cambian de cargo, de trabajo, de dirección, se jubilan… por lo que hacer una actualización periódica de la base de datos es una de las pautas fundamentales para que los esfuerzos de marketing no caigan en saco roto.

Algunas estadísticas señalan que un 3% de las bases de datos, como promedio, quedan desfasadas cada mes, lo que significaría que en un año un 36% de la base de datos está obsoleta. Establecer una frecuencia de actualización evitará que se malgasten recursos elaborando mensajes que no llegan a ninguna parte.

- Debe estar segmentada: Una base de datos segmentada permite personalizar la comunicación,  haciendo posible dirigir los mensajes que más pueden conectar con determinado público a un nicho de mercado concreto. La segmentación se puede hacer en base a múltiples factores: clientes o prospectos, cargo en la empresa, tipo de sector, facturación, fecha de la compra…

- Debe ser segura: Es necesario tomar precauciones para evitar errores que desvirtúen la base de datos, así como decidir qué personas o departamentos tendrán acceso a las base de datos y en qué rol (edición, consulta…).

También hay que tener en cuenta el reglamento actual sobre Protección de Datos: garantizar la seguridad de los datos de los clientes y demandar los permisos necesarios para su utilización es un paso fundamental.

Además, es necesaria la creación de copias de seguridad periódicas para que la base de datos sea recuperable y evitar que un problema puntual tire por la borda el trabajo que requiere crearla y mantenerla al día.